Unterschriftslegitimation für einen ausländischen Staat

Die Beglaubigung einer Unterschrift mit Wirkung im Ausland ist ein Instrument, das es ermöglicht, die Unterschrift auf einem Dokument zu beglaubigen, so dass jedermann überprüfen kann, ob die Unterschrift einer bestimmten Person entspricht, jedoch mit der Besonderheit, dass sich die Unterschrift auf einem Dokument befindet, dessen Wirkungen nicht im Inland entfaltet werden, sondern in einem fremden Drittland zum Tragen kommen.

Angesichts des Globalisierungsprozesses im 20. und 21. Jahrhundert leben Hunderttausende von Staatsangehörigen anderer Staaten in unserem Land oder sind auf der Durchreise, mit denen sie wirtschaftliche, persönliche und vermögensrechtliche Beziehungen unterhalten, die gebührend berücksichtigt werden müssen.

Es gibt auch viele Personen mit spanischer Staatsangehörigkeit, die persönliche, wirtschaftliche und vermögensrechtliche Beziehungen zu Personen und Unternehmen anderer Nationalitäten oder Rechtsordnungen unterhalten.

In all diesen Fällen ist es klar, dass diese Personen in diesen Ländern, während sie sich in Spanien aufhalten, Unterlagen, Dokumente, Willenserklärungen, Behauptungen, Appelle an die Verwaltungen usw. vorlegen müssen, um mit diesen Gegebenheiten fertig zu werden. 

Damit diese Dokumente in dem betreffenden Land oder der betreffenden Gerichtsbarkeit als gültig anerkannt werden (d. h. damit die Unterschrift auf dem Dokument zuverlässig mit der angegebenen Person in Verbindung gebracht werden kann), ist die Beglaubigung von Unterschriften für Zwecke im Ausland sehr nützlich, denn in einem solchen Fall ist es ein Notar, d.h. ein öffentlicher Beamter, der mit notariellem Glauben ausgestattet ist und dessen Funktionen in den meisten Ländern der Welt in ähnlicher Weise anerkannt werden, beglaubigt und bescheinigt, dass das Dokument von der angegebenen Person unterzeichnet wurde, so dass das Dokument in diesem Land mit voller Garantie der Rechtssicherheit wirksam ist.

In der Praxis kann es eine Vielzahl von Urkundenarten geben, die durch dieses notarielle Verfahren aufgenommen und legitimiert werden, von denen die folgenden hervorgehoben werden können:

• Von Ausländern unterzeichnete Dokumente mit Anträgen oder Forderungen, die bei Behörden einzureichen sind(z. B. ein Antrag auf eine Baugenehmigung in Deutschland).
• Ermächtigungen oder Bevollmächtigungen für eine dritte Person, im Namen dieser Person in deren Heimatland Vorkehrungen zu treffen.
• Bescheinigungen über Unternehmensbeschlüsse ausländischer Unternehmensvorstände(z. B. eine Bescheinigung über den Beschluss eines einzigen Vorstandsmitglieds eines kanadischen Unternehmens, der den Kauf eines bestimmten Vermögenswerts genehmigt).
• Willenserklärungen, die in Gerichtsverfahren im Ausland einbezogen werden müssen(z. B. eine an die zuständige Justizbehörde gerichtete Erklärung einer Person, dass sie für einen bestimmten Rechtsfall relevante Informationen bereitstellen möchte).
  

Das Verfahren für die Erteilung dieser Art von Bescheinigung ist sehr einfach.

Der Beteiligte begibt sich mit dem betreffenden Dokument zum Notariat. Nachdem er sich vor dem Notar mit seinem Ausweis identifiziert hat, prüft der Notar das Dokument auf seine Rechtmäßigkeit, und wenn diese bestätigt ist, wird es vom Antragsteller unterschrieben, wobei er sich vergewissert, dass die Unterschrift mit der erschienenen Person übereinstimmt.

Danach wird der Notar den Antrag prüfen:

• dass die Parteien über den Inhalt des Dokuments informiert sind.
• Und dass sie sich bewusst sind, dass die Auswirkungen nur außerhalb Spaniens zu spüren sein werden.
  

Sobald diese Formalitäten erledigt sind, erstellt der Notar das Protokoll, dem das Original oder eine Fotokopie des Dokuments beigefügt wird.

Das Dokument kann zwar in einer beliebigen Fremdsprache verfasst sein, aber die Legitimation der Unterschrift kann nur erfolgen, wenn der Notar die Fremdsprache kennt oder gegebenenfalls die entsprechende amtliche Übersetzung vorgelegt wird.