Notarielle Urkunde der Versammlung

In diesem Zusammenhang und auf der Grundlage des Grundsatzes der freien Notarwahl für jeden Mandanten ist darauf hinzuweisen, dass der gewählte Notar am Ort der Hauptversammlung örtlich zuständig sein muss, so dass nicht jeder beliebige Notar in Spanien gewählt werden kann, sondern nur derjenige, dessen Notariat sich an dem Ort befindet, an dem die Hauptversammlung stattfinden soll.

Es ist möglich, dass interessierte Parteien Zweifel daran haben, ob die Anwesenheit des Notars bei der Hauptversammlung neben den oben beschriebenen Funktionen des Notars noch andere Wirkungen hat, wie z. B. die Validierung der Vollmacht, aufgrund derer bestimmte Personen handeln, oder die Feststellung der Rechtmäßigkeit der innerhalb der Körperschaft gefassten Beschlüsse.

Diesbezüglich ist zweifellos auf die Bestimmungen von Artikel 102.3 der Handelsregisterordnung zu verweisen, wonach der Notar in keinem Fall die Rechtmäßigkeit der in der Urkunde festgehaltenen Tatsachen prüft, so dass es nicht seine Aufgabe ist, die Rechtmäßigkeit der auf der Hauptversammlung gefassten Tatsachen und Beschlüsse zu beurteilen, geschweige denn, ihre Rechtmäßigkeit zu bestätigen.

Außerdem ist unter anderem auf das Urteil des Obersten Gerichtshofs vom 12. Februar 2014 zu verweisen, das die Möglichkeit ausschließt, dass die Anwesenheit eines Notars bei der Hauptversammlung die Gültigkeit der Vertretung von Aktionären, die durch Dritte vertreten an der Versammlung teilnehmen, bestätigt. Nimmt also ein Aktionär an der Versammlung teil, der durch eine andere Person aufgrund einer Vollmacht vertreten wird, so fällt es nicht in die Zuständigkeit des Notars, über die Gültigkeit und Hinlänglichkeit der Vollmacht zu urteilen, da dies nicht zu den Aufgaben gehört, die ihm gesetzlich für diesen Akt übertragen wurden.

Der Inhalt des notariellen Sitzungsprotokolls wird durch die Artikel 102 und 103 der Handelsregisterordnung bestimmt, die vorsehen, dass der Notar zusätzlich zu den allgemeinen Umständen, die sich aus dem Notarrecht ergeben, die folgenden Umstände zum Ausdruck bringen muss:

1. Datum und Ort im In- oder Ausland, an dem die Sitzung stattgefunden hat.
2. Datum und Art der Einberufung, außer im Falle einer Hauptversammlung oder Universalversammlung.
3. Angabe der Abstimmungsergebnisse unter Angabe der Mehrheiten, mit denen die einzelnen Entschließungen angenommen wurden.

Sie bescheinigt insbesondere die folgenden Tatsachen:

1. Die Identität des Vorsitzenden und des Sekretärs unter Angabe ihrer Funktionen.
2. Die Erklärung des Vorsitzenden, dass die Hauptversammlung ordnungsgemäß einberufen wurde, sowie die Zahl der persönlich oder durch einen Bevollmächtigten anwesenden stimmberechtigten Aktionäre und deren Anteil am Grundkapital.
3. dass die Mitglieder keine Vorbehalte oder Proteste gegen die oben genannten Erklärungen des Vorsitzenden vorgebracht haben und, falls dies nicht der Fall ist, über den Inhalt dieser Vorbehalte oder Proteste unter Angabe ihres Urhebers.
4. der zur Abstimmung gestellten Anträge und der gefassten Beschlüsse mit einer wörtlichen Wiedergabe beider sowie der Erklärung des Vorsitzenden der Hauptversammlung zu den Abstimmungsergebnissen unter Angabe der diesbezüglichen Erklärungen, deren Aufnahme in das Protokoll beantragt wurde.
5. Einsprüche gegen Vereinbarungen und andere Interventionen, wenn dies verlangt wird, unter Angabe der Tatsache des Einspruchs, der Identität des Verfassers und der allgemeinen Bedeutung des Einspruchs und seines wörtlichen Wortlauts, wenn der schriftliche Text dem Notar übergeben wird, der der Matrix beigefügt wird.

In jedem Fall kann der Notar Reden entschuldigen, die seiner Meinung nach nicht relevant sind, weil sie sich nicht auf die behandelten Themen oder die Tagesordnungspunkte beziehen, und wenn er der Meinung ist, dass Umstände oder Tatsachen vorliegen, die Straftaten darstellen könnten, kann er seine Handlungen unterbrechen und sie in das Protokoll aufnehmen.

Ebenso hat die Doktrin der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen (siehe Beschluss vom 6. April 2011) festgelegt, dass in das notarielle Protokoll der Versammlung auch ein Hinweis auf das Datum und die Form der Einberufung aufgenommen werden muss, da beide Fragen "wesentliche Elemente sind, damit der Registerführer die Ordnungsmäßigkeit der Einberufung der Versammlung und damit der auf der Versammlung gefassten Beschlüsse prüfen kann", wodurch das Recht der nicht teilnehmenden Aktionäre auf eine zuverlässige Kenntnis der Einberufung der Versammlung gewährleistet wird, damit sie gegebenenfalls auf die rechtlichen Mittel der Anfechtung zurückgreifen können. 

Als formale Präzisierung ist darauf hinzuweisen, dass bei Sitzungen, die sich über zwei oder mehr aufeinander folgende Tage erstrecken, die Sitzung jedes Tages als separater Akt in demselben Instrument und in chronologischer Reihenfolge erfasst wird.

Nach Beendigung der Hauptversammlung schließt der Notar die notarielle Niederschrift ab, wozu er entweder in der Versammlung selbst oder später in seinem Arbeitszimmer anhand der an Ort und Stelle gemachten Aufzeichnungen das Protokoll erstellt. In beiden Fällen muss das Protokoll nicht vom Vorsitzenden und vom Schriftführer der Sitzung genehmigt oder unterzeichnet werden.

Das notarielle Protokoll gilt nach seinem Abschluss als Protokoll der Hauptversammlung und wird als solches in das Protokollbuch der Gesellschaft eingetragen.

In jedem Fall muss der Inhalt des Protokolls gewissenhaft und fehlerfrei abgefasst werden, da andernfalls, wenn die später aufgrund der Beschlüsse der Hauptversammlung ausgefertigten Urkunden widersprüchlich sind (z. B. in Bezug auf das Datum der Versammlung oder die vereinbarten Punkte), die Gerichte für die Beilegung dieses Streits zuständig sind (siehe hierzu), Ergibt jedoch ein Vergleich der beiden Dokumente widersprüchliche Angaben (z. B. das Datum der Sitzung oder die vereinbarten Punkte), so ist es Sache der Gerichte, diesen Streit zu schlichten (siehe hierzu die Entscheidung der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen vom 25. Juli 1998).

Diejenigen, die von diesem Instrument Gebrauch machen möchten, könnten die Möglichkeit in Betracht ziehen, den an die Direktoren gerichteten Antrag auf Genehmigung eines notariellen Sitzungsprotokolls in das Register einzutragen. Diese Möglichkeit erscheint zweifellos sehr interessant in Situationen, in denen es zu Konflikten zwischen Minderheitsaktionären und der Mehrheit der Aktionäre der Gesellschaft kommt, da dies folgende Konsequenzen hat.

Diese Möglichkeit ist in Artikel 104 der Handelsregisterordnung geregelt, der vorsieht, dass auf Antrag eines Beteiligten die gesetzlich vorgesehene notarielle Beurkundung der Versammlung und die Veröffentlichung eines Nachtrags zur Einberufung, der einen oder mehrere Tagesordnungspunkte enthält, vorsorglich eingetragen werden müssen.

Diese Eintragung erfolgt aufgrund eines an die Verwalter gerichteten notariellen Antrags, der innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist für einen solchen Antrag gestellt wird (unter Berücksichtigung der bereits oben erwähnten Mindestfrist von 5 Tagen).

Der wichtigste Punkt in diesem Zusammenhang ist, dass in diesen Fällen die Beschlüsse der Versammlung, auf die sich die Eintragung bezieht, nicht in das Handelsregister eingetragen werden können, wenn sie nicht in der notariellen Niederschrift vermerkt sind, sobald der präventive Vermerk erfolgt ist, Diese Bestimmung bietet also einen zusätzlichen Schutz für die Minderheitsaktionäre, da sie, wenn sie die Einschaltung des Notars beantragen, dies im Register vermerken und sicherstellen können, dass die Anwesenheit des Notars auf der Versammlung eingehalten wird, da sonst die auf der Versammlung gefassten Beschlüsse nicht ordnungsgemäß in das Handelsregister eingetragen werden können.

In diesem Sinne hat sich unter anderem die Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen in ihrer Entscheidung vom 13. November 1999 friedlich geäußert, die die Offensichtlichkeit der Tatsache bestätigt, dass, sobald das notarielle Protokoll der Versammlung aufgenommen worden ist, die auf einer anders abgehaltenen Versammlung gefassten Beschlüsse nicht eingetragen werden können.

Schließlich wird der präventive Vermerk des Antrags auf eine notarielle Urkunde durch einen Randvermerk gelöscht, wenn die Teilnahme des Notars an der Sitzung ordnungsgemäß bestätigt wurde oder wenn seit dem Datum des Vermerks drei Monate vergangen sind.

Wie bereits in der ersten Frage dieses Eintrags angedeutet, gibt es in unserer Gesetzgebung neben der notariellen Versammlungsurkunde, einer besonderen Form, deren Merkmale und Regelungen in diesen Zeilen hinreichend beschrieben wurden, auch andere Arten von notariellen Urkunden, wie etwa die Anwesenheitsurkunde, in der der Notar Tatsachen und Umstände festhält, die er bezeugt oder von denen er Kenntnis hat und die ihrer Natur nach nicht Gegenstand eines Vertrags sind, wobei er die Realität oder Wahrheit der Tatsache, die seine Genehmigung begründet, bestätigt.

Diese allgemeine Form des Protokolls kann auch im Rahmen einer Hauptversammlung einer Handelsgesellschaft genehmigt werden, wie in Artikel 105 der Handelsregisterverordnung vorgesehen, der vorsieht, dass eine interessierte Partei durchaus die Anwesenheit eines Notars bei einer Hauptversammlung verlangen kann, um bestimmte Ereignisse, die während der Versammlung stattgefunden haben, zu überprüfen.

Als Ausnahme von dieser Ermächtigung sieht die vorgenannte Bestimmung jedoch vor, dass für den Fall, dass ein Notar mit der Erstellung des Protokolls beauftragt wird, kein anderer Notar seine Dienste für die Überprüfung der Tatsachen des Gesellschaftsakts zur Verfügung stellen darf.

Kurz gesagt, diese Bestimmung stärkt die Unabhängigkeit der Arbeit des Notars, so dass sich alle Bürger darüber im Klaren sein müssen, dass es keine "Notare der Parteien" gibt, die geneigt sind, Tatsachen oder Erklärungen in das Protokoll aufzunehmen, die für die Partei günstig sind, die sie beantragt hat, denn der Notar ist ein öffentlicher Beamter und ein Jurist, der nur der Rechtsstaatlichkeit und der strikten Einhaltung des Gesetzes unterworfen ist. Es ist daher nicht erforderlich, dass mehrere Notare auf Antrag verschiedener Parteien an der Sitzung teilnehmen, da die Rechtssicherheit durch die Anwesenheit nur eines Notars gewährleistet ist.

In Bezug auf diese Frage scheint die Logik darauf hinzuweisen, dass die Gebühren, die der Notar in Ausübung seines Amtes generiert, von dem Antragsteller gezahlt werden sollten, d.h. von dem Geschäftsführer der Gesellschaft, der den Antrag von sich aus gestellt hat, oder andernfalls von den Minderheitsgesellschaftern, die den Geschäftsführer gedrängt haben, die Dienste des Notars in Anspruch zu nehmen.

Der Gesetzgeber hat jedoch in Artikel 203.3 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften als zusätzlichen Schutzmechanismus festgelegt, dass die Gebühren des Notars in der notariellen Niederschrift der Gesellschafterversammlung von der Gesellschaft getragen werden, wodurch etwaige finanzielle Bedenken des Geschäftsführers oder von Minderheitsgesellschaftern, die die Dienste des Notars in Anspruch nehmen, abgeschwächt werden.

Dies bietet eine zusätzliche Garantie für diejenigen, die daran interessiert sind, dass ein Notar an der Urkunde teilnimmt und die Urkunde mit der vom Gesetz und der Handelsregisterordnung vorgesehenen präventiven Rechtssicherheit versehen wird, ohne dass mögliche wirtschaftliche Vorbehalte die Entscheidung beeinflussen, ob ein Notar benötigt wird oder nicht. 

Eine weitere Frage, die sich stellt, ist die Situation, die entstehen kann, wenn der Notar gebeten wurde, das notarielle Protokoll der Versammlung zu genehmigen, dies aber aus irgendeinem Grund nicht geschieht, z. B. wenn einige der Aktionäre diese Intervention materiell verhindern oder wenn die Gesellschaft behauptet, dass sie nicht über die finanziellen Mittel verfügt, um die Gebühren des Notars zu zahlen.

In diesen Fällen ist die Rechtsfolge des fehlenden Eingreifens die Unwirksamkeit der von der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse, wie die einschlägige Rechtsprechung mehrfach bekräftigt hat (siehe u. a. das Urteil des Landgerichts Madrid vom 28. Oktober 2016), so dass diese Beschlüsse keine Gültigkeit haben, in der Rechtswirklichkeit keine Wirkung entfalten können und erst recht nicht in das Register eingetragen werden können. 

Die Abberufung einer Hauptversammlung (einschließlich derjenigen, bei denen ein Notar mit der Erstellung des notariellen Protokolls der Versammlung beauftragt wurde) ist eine gesetzlich nicht ausdrücklich geregelte Angelegenheit, so dass wir uns auf die Auslegung durch die Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen stützen müssen.

In diesen Fällen (siehe Beschluss vom 28. Juli 2014) hat das Verwaltungszentrum festgestellt, dass dies durchaus möglich ist, sofern der Widerruf durch dieselbe Stelle erfolgt, die den Anruf getätigt hat, und dieselben Mittel zur Mitteilung des Widerrufs verwendet werden, die auch für den Anruf verwendet wurden. Werden diese Formalitäten nicht eingehalten, ist die Vorladung des Notars ungültig.

In jedem Fall ist zu bedenken, dass diese fehlende Ankündigung die Haftung des Verwaltungsorgans nach sich ziehen kann, wenn sie nicht ordnungsgemäß begründet wird, und dass im Falle der endgültigen Abhaltung dieser Hauptversammlung die dort gefassten Beschlüsse logischerweise ungültig wären.

Um diese Protokolle anzufordern, müssen Sie sich lediglich an das Notariat wenden (unter der Telefonnummer des Notariats oder per E-Mail an mercantil@jesusbenavides.es), die notwendigen Voraussetzungen für die Legitimation dieses Antrags nachweisen und das Datum und den Ort der Sitzung angeben.

An dem angegebenen Datum und zu der angegebenen Uhrzeit erscheint der bevollmächtigte Notar am Ort der Versammlung, um alle nach dem spanischen Gesellschaftsgesetz und der Handelsregisterordnung vorgeschriebenen Formalitäten zu erfüllen, und schließt danach das entsprechende Protokoll.

Nach der Sitzung kehrt der beauftragte Notar in sein Notariat zurück und erstellt mit allen Notizen, die er gemacht hat, das Sitzungsprotokoll, das den Mandanten nach einigen Tagen in beglaubigter Abschrift ausgehändigt werden kann.