Allgemeine Handelsvollmacht

Auch wenn die Eintragung einer Vollmacht in eine öffentliche Urkunde nicht zwingend erforderlich ist, so ist sie doch aus folgenden Gründen sehr ratsam:

Erstens, um dem Akt Rechtssicherheit zu verleihen, da die Ausfertigung vor einem Notar sicherstellt, dass das Dokument und sein Inhalt mit dem Gesetz übereinstimmen.

Aus praktischer Sicht liegt es auf der Hand, dass es dem Bevollmächtigten durch die Erteilung der Vollmacht in einer öffentlichen Urkunde viel leichter fallen wird, seine Befugnisse gegenüber Dritten geltend zu machen, da er sie leicht nachweisen und alle erforderlichen Rechtsgeschäfte tätigen kann. Wird die Vollmacht hingegen nur in einem privaten Dokument festgehalten, ist es sehr wahrscheinlich, dass Dritte, die an dem Vertrag beteiligt sind, an der Echtheit der Vollmachten zweifeln und dem Abschluss der beabsichtigten Geschäfte rechtliche Hindernisse in den Weg legen.

Außerdem ist aus rechtlicher Sicht zu beachten, dass das Gesetz unter anderem vorschreibt, dass die Vollmacht zur Verwaltung von Vermögenswerten und jede andere Vollmacht, die eine in einer öffentlichen Urkunde abgefasste oder abzufassende Handlung zum Nachteil eines Dritten zum Gegenstand hat, sowie die Übertragung von Anteilen oder Rechten, die sich aus einer in einer öffentlichen Urkunde abgefassten Handlung ergeben, in eine öffentliche Urkunde aufgenommen werden müssen.

Im Zusammenhang mit der Auslegung von Handelsvollmachten und den praktischen Problemen, die sich aus ihrer Anwendung ergeben, ist zunächst darauf hinzuweisen, dass der Treuhänder nach den geltenden Vorschriften die Grenzen der Vollmacht nicht überschreiten darf, so dass der Bevollmächtigte nur die Handlungen vornehmen darf, die ausdrücklich und unmissverständlich in den in der Vollmacht erteilten Befugnissen enthalten sind. 

Um festzustellen, ob eine fragliche Handlung tatsächlich in den Bereich der dem Bevollmächtigten übertragenen Befugnisse fällt, muss man sich auf die diesbezügliche Doktrin der Generaldirektion der Register und Notare berufen, die festgelegt hat (siehe u. a. die Entschließung vom 7. Mai 2008), dass die freiwillige Vertretung an der Vollmacht gemessen werden muss, wobei bei der Auslegung der Vollmacht äußerste Sorgfalt und Strenge geboten sind, so dass ihre Auslegung streng, aber nicht restriktiv erfolgen muss, wobei stets versucht werden muss, den ursprünglichen Willen des Vollmachtgebers zu ermitteln und die Grenzen der Vollmacht auf die Geschäftstätigkeit des betreffenden Unternehmens zu beschränken.

In Bezug auf konkrete Fälle, die zu Kontroversen geführt haben, sollten die Betroffenen jedoch folgende Punkte beachten:

Erstens ist klarzustellen, dass es einem Geschäftsführer nicht möglich ist, sich selbst eine Vollmacht mit der Befugnis zum Selbstkontrahieren zu erteilen (die es ihm z. B. erlauben würde, Waren oder Dienstleistungen im Namen der Gesellschaft zu erwerben). Dieses Verbot wurde von der Generaldirektion der Register und Notare in zahlreichen Entscheidungen (u. a. vom 27. Februar 2003, 18. Juli 2006 und 28. April 2015) ausgesprochen, wobei die Hauptargumente darin bestehen, dass die Zulassung einer solchen Selbstkontrahierungsbefugnis bedeuten würde, dass eine illusorische Möglichkeit des Widerrufs der Vollmacht akzeptiert würde (da nur der Geschäftsführer selbst zum Widerruf berechtigt ist), eine Umgehung der Haftungsvorschriften für Direktoren (da diese im Falle von Bevollmächtigten niedriger sind als für den Direktor) und ein möglicher Verstoß gegen die Regelung des Interessenkonflikts in Artikel 229 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften.

Ebenso sollten die Betroffenen bedenken, dass es möglich ist, dass zwei gemeinsame Verwalter einer dritten Person eine Handelsvollmacht erteilen, damit diese im Namen und für Rechnung der dritten Person die den gemeinsamen Verwaltern zustehenden Befugnisse ausüben kann, sofern diese in der Satzung der Gesellschaft aufgeführt und in der Vollmacht als solche umschrieben sind, ohne dass es logischerweise möglich wäre, Befugnisse zu erteilen, die rechtlich nicht delegiert werden können (siehe Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 11. Dezember 2000).

Schließlich ist darauf hinzuweisen, dass für den Fall, dass mehr als zwei Bevollmächtigte gemeinsam bevollmächtigt sind, die Bestimmungen des Artikels 233.2 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften für Geschäftsführer nicht gelten, was bedeutet, dass alle gemeinsam handeln müssen, um gültige Rechtsgeschäfte abzuschließen (siehe Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 27. Februar 2013).

Was die Eintragung von Vollmachten in das zuständige Handelsregister betrifft, so ist festzustellen, dass dies in der Praxis nicht unumstritten ist.

In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass im Allgemeinen keine Verpflichtung zur Eintragung von Vollmachten in das Handelsregister besteht, außer im Falle einer Generalvollmacht, die gemäß den Anforderungen von Artikel 94 der Handelsregisterverordnung eingetragen werden muss, um ihre volle Gültigkeit zu entfalten (siehe hierzu den Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 9. Mai 2014).

In jedem Fall ist jedoch zu bedenken, dass in vielen Bereichen des Handels, z. B. mit Finanzinstituten, die Eintragung von Vollmachten, auch wenn es sich um Sondervollmachten handelt, in das Handelsregister erforderlich ist, was zweifellos die Rechtssicherheit aller an den betreffenden Rechtsgeschäften beteiligten Akteure erhöht.

Auch in Bezug auf den möglichen Widerruf der Vollmacht ist darauf hinzuweisen, dass dieser selbstverständlich in das Handelsregister eingetragen werden kann, sofern er vom mit ausreichenden Befugnissen ausgestatteten Geschäftsführer der Gesellschaft durch eine entsprechende öffentliche Urkunde erteilt wird, wobei zu beachten ist, dass immer die Widerrufsurkunde eingetragen wird und nicht die notarielle Urkunde über die Mitteilung des Widerrufs, die gegebenenfalls von der Gesellschaft verlangt werden kann, um den Widerruf den ehemaligen Bevollmächtigten mitzuteilen (siehe hierzu die notarielle Widerrufsurkunde), Es ist zu bedenken, dass die Widerrufsurkunde immer registriert wird, nicht aber die notarielle Urkunde über die Mitteilung des Widerrufs, die gegebenenfalls von der Gesellschaft beantragt werden kann, um die früheren Bevollmächtigten über den Widerruf zu informieren (siehe Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 22. Mai 1999).  

Die Rechtsordnung sieht auch die Möglichkeit vor, dass die Person des Bevollmächtigten bei einer erteilten Vollmacht die ihm erteilten Befugnisse zugunsten einer dritten Person übertragen kann. Diese Möglichkeit der Übertragung kann durch die Figuren der Substitution (wenn der neue Bevollmächtigte in die frühere Stellung des ersten Bevollmächtigten eintritt, der aufhört, ein solcher zu sein) oder der Unterbevollmächtigung (wenn der ursprüngliche Bevollmächtigte seine Befugnisse ganz oder teilweise auf eine andere Person überträgt, ohne dass seine Befugnisse erlöschen) erfolgen, natürlich unter der Voraussetzung, dass der Vollmachtgeber dies erlaubt.

Im Falle einer Handelsvollmacht gelten auf jeden Fall die Bestimmungen von Artikel 261 des Handelsgesetzbuchs für den Kommissionsvertrag (gemäß dem Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 23. Januar 2001), wonach der Bevollmächtigte die ihm erteilten Aufträge selbst ausführt und sie nicht ohne vorherige Zustimmung des Vollmachtgebers delegieren darf, es sei denn, er wird vorher dazu ermächtigt. So ist im Rahmen der Handelsvollmacht eine Substitution und/oder Untervollmacht zulässig, sofern der Vollmachtgeber dies in der ursprünglichen Urkunde vorgesehen hat.

Es muss auch klargestellt werden, dass der Bevollmächtigte, der die ihm erteilte Vollmacht ersetzt oder unterbevollmächtigt, diesen Umstand dem ursprünglichen Vollmachtgeber mitteilen muss, da Artikel 260 des Handelsgesetzbuchs den Beauftragten (in diesem Fall den Bevollmächtigten) dazu verpflichtet, dem Vollmachtgeber (in diesem Fall dem Auftraggeber) häufig die für den Erfolg der Verhandlung relevanten Neuigkeiten mitzuteilen; und in jedem Fall an den Notar, der Inhaber des Vollmachtsprotokolls ist, wie in Artikel 178 des Dekrets vom 2. Juni 1944 zur endgültigen Genehmigung des Reglements über die Organisation und das System des Notariats vorgesehen.

Wie bereits oben erwähnt, ist der Widerruf der Vollmacht selbstverständlich möglich und kann im Handelsregister eingetragen werden, sofern er vom Geschäftsführer der Gesellschaft (d. h. von der Person, die die Vollmacht zur Vertretung der Gesellschaft besitzt) mit ausreichenden Befugnissen durch eine entsprechende öffentliche Urkunde erteilt wird.

Im Zusammenhang mit dem Widerruf von Handelsvollmachten ist auch darauf hinzuweisen, dass es bei diesen Handlungen gelegentlich zu Konfliktsituationen kommt, aus denen folgende Schlussfolgerungen gezogen werden können:

Erstens kann der Widerruf von Vollmachten, wie gesagt, nur vom Verwaltungsorgan der Gesellschaft erteilt werden, das nach dem Kapitalgesellschaftsgesetz die Befugnis hat, die Gesellschaft zu vertreten). Daher sind weder der Alleinaktionär noch die Hauptversammlung befugt, sie zu widerrufen (siehe hierzu die Beschlüsse der Generaldirektion der Register und Notare vom 4. Februar 2011 und 11. Februar 2014).

Zweitens: Wenn die Verwaltung der Gesellschaft zwei gemeinsamen Verwaltern anvertraut wird, von denen einer eine juristische Person ist, kann eine Handelsvollmacht, die zugunsten der natürlichen Person erteilt wurde, die diese juristische Person vertritt, die die Position des gemeinsamen Verwalters innehat, mit dem einfachen Willen des anderen gemeinsamen Verwalters widerrufen werden (siehe Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 15. März 2011).

Für den Fall, dass die beauftragende Gesellschaft in ein Insolvenzverfahren eingetreten ist, bedarf der Widerruf der Vollmacht neben der Willenserklärung des Verwalters auch der Genehmigung oder Zustimmung der Insolvenzverwaltung (Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 24. Juli 2014).

Es versteht sich von selbst, dass die Rechtsordnung dem Bevollmächtigten erlaubt, auf die ihm erteilte Vollmacht zu verzichten. 

In einem solchen Fall muss der betreffende Bevollmächtigte eine Urkunde ausfertigen, in der er seinen Verzicht auf die Vollmacht erklärt, und dies auch der beauftragenden Gesellschaft zuverlässig mitteilen, da die Vollmacht sonst nicht in das entsprechende Handelsregister eingetragen werden kann (siehe hierzu den Beschluss der Generaldirektion der Register und Notare vom 21. Mai 2001).

Natürlich kann die Vollmacht, wie jede andere auch, im Nachhinein geändert werden, um die Befugnisse des Bevollmächtigten zu erweitern oder einzuschränken.

Nur der Vertreter der Gesellschaft (d. h. der Verwalter) muss in seiner Eigenschaft als Vertreter des Geschäftsherrn erscheinen; das Erscheinen des Bevollmächtigten, dem die Befugnisse übertragen wurden, ist nicht erforderlich.

Nach Erteilung der Vollmacht wird gleichzeitig eine beglaubigte Abschrift der Vollmacht zugestellt, damit diese gegebenenfalls verwendet werden kann.

Damit der ernannte Bevollmächtigte von der Handelsvollmacht Gebrauch machen und im Geschäftsverkehr Verträge abschließen kann, muss ihm das Unternehmen eine beglaubigte Kopie der Vollmacht aushändigen, damit er sie bereits verwenden und sich bei den Dritten, mit denen er Verträge abschließt, akkreditieren kann.

Der Notar kann natürlich auch zu Ihnen nach Hause kommen, um die Vollmacht zu unterzeichnen, denn das Gesetz verpflichtet den Notar, allen behinderten, kranken oder in ihrer Mobilität eingeschränkten Personen, die nicht selbst zum Notariat kommen können, den öffentlichen Notardienst zu gewährleisten.

Es ist jedoch zu beachten, dass in einem solchen Fall der beantragte Notar aufgrund seiner örtlichen Zuständigkeit ein Notar in dem Ort sein muss, in dem sich der Wohnsitz der reiseunfähigen Person befindet.

Soll die erteilte Handelsvollmacht außerhalb Spaniens wirksam sein, muss sie apostilliert werden, d. h. es muss ein zusätzliches Verfahren durchgeführt werden, wie es im Zwölften Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 vorgesehen ist, damit sie in einem anderen Land als Spanien wirksam werden kann, sofern dieses Land dieses internationale Übereinkommen unterzeichnet hat.

Dieses Apostilleverfahren wird im Notariatskollegium von Katalonien durchgeführt, und der Betroffene kann das Verfahren selbst durchführen oder, wenn er es wünscht, das Notariat damit beauftragen, so dass ihm nach Abschluss des Verfahrens die apostillierte Vollmacht ausgehändigt wird.

In der Regel wird die Vollmacht in spanischer Sprache (oder gegebenenfalls in der Ko-Amtssprache der betreffenden Autonomen Gemeinschaft) ausgestellt. Es ist jedoch möglich, eine "zweispaltige" Vollmacht zu erteilen, d. h. sie wird gleichzeitig in Spanisch und in der entsprechenden Übersetzung in einer Fremdsprache ausgestellt, sofern der bevollmächtigende Notar diese Sprache kennt und überprüfen kann, dass der Inhalt gleich ist.