Beendigung und Bestellung eines Verwalters

Gemäß Artikel 160 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften ist die Hauptversammlung unter anderem für die Beratung und Beschlussfassung über die Ernennung und Abberufung von Direktoren zuständig.

Es obliegt daher den Aktionären, die das Aktienkapital besitzen, d.h. den Eigentümern des Unternehmens, zu entscheiden, welche Personen die Verantwortung für die Leitung des Unternehmens übernehmen und Teil des Verwaltungsorgans sind oder die Kontrolle über dieses übernehmen, um die Leitung des Unternehmens in allen oben genannten Aspekten der Geschäfts-, Finanz- und Personalverwaltung zu übernehmen.

Ein solcher Beschluss muss auf einer ordnungsgemäß einberufenen Hauptversammlung gefasst werden, die gesondert über die Ernennung, die Bestätigung und die Entlastung beschließt, Wiederwahl oder Abberufung jedes Vorstandsmitglieds (Artikel 197 bis des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) mit der Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen (sofern sie mindestens ein Drittel der den Anteilen entsprechenden Stimmen vertreten und die Satzung für diesen Beschluss keine verstärkte Mehrheit vorsieht) im Falle von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Artikel 198 und 200 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften). für diesen Beschluss) im Falle von Gesellschaften mit beschränkter Haftung (Artikel 198 und 200 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) oder mit einfacher Mehrheit der Stimmen der anwesenden oder vertretenen Aktionäre im Falle von Aktiengesellschaften (Artikel 201 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften).

Gemäß Artikel 212 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften können die Direktoren der Gesellschaft natürliche oder juristische Personen sein. So hat der Gesetzgeber zugelassen, dass diese wichtige Verantwortung direkt von Einzelpersonen ausgeübt werden kann, die z.B. die Position des alleinigen Geschäftsführers übernehmen, oder in einer zwischengeschalteten Art und Weise durch die Ernennung einer anderen juristischen Person (die spanisch oder auch ausländisch sein kann), die ihrerseits einen individuellen Vertreter für die ständige Ausübung der Funktionen der Position ernennen muss (Artikel 212 bis des Gesetzes über Kapitalgesellschaften).

Ebenso müssen die Verwaltungsratsmitglieder gemäß dem oben genannten Artikel, sofern die Satzung nichts anderes vorsieht, keine Aktionäre sein, um als Verwaltungsratsmitglieder ernannt zu werden.

In jedem Fall sieht Artikel 213 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften eine Reihe von Verboten für die Ausübung des Amtes eines Geschäftsführers vor, wie zum Beispiel:

• Unmündige Minderjährige.
• Gerichtlich entmündigte Personen.
• Personen, die nach der Insolvenzordnung disqualifiziert sind, bis die in der Entscheidung über die Eröffnung des Insolvenzverfahrens festgelegte Disqualifikationsfrist abgelaufen ist.
• Personen, die wegen Verbrechen gegen die Freiheit, das Eigentum oder die sozioökonomische Ordnung, gegen die kollektive Sicherheit, gegen die Rechtspflege oder wegen jeder Art von Falschaussage verurteilt wurden, sowie Personen, die aufgrund ihrer Stellung Handel treiben können.
• Beamte im Dienst der öffentlichen Verwaltung, deren Aufgaben mit den Tätigkeiten der betreffenden Unternehmen in Zusammenhang stehen, Richter und Staatsanwälte sowie andere Personen, die von einer rechtlichen Unvereinbarkeit betroffen sind.

Wie bereits erwähnt, sind die Direktoren gemäß Artikel 209 des spanischen Gesellschaftsgesetzes für die Geschäftsführung und die Vertretung der Gesellschaft in Übereinstimmung mit den gesetzlich festgelegten Bedingungen verantwortlich. 

In der Praxis werden die Direktoren des Unternehmens die Personen sein, die das Unternehmen tagtäglich leiten, indem sie kommerzielle Entscheidungen treffen (welche Produkte oder Dienstleistungen entwickelt, produziert und vermarktet werden sollen, wie die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens positioniert werden sollen, wie die Marketing- und Kommunikationspolitik des Unternehmens aussehen soll usw.), finanzielle Entscheidungen (Bestimmung des Finanzierungsbedarfs des Unternehmens, Verwaltung der Aktiva und Passiva und des Cashflows des Unternehmens usw.) und im Bereich der Verwaltung des Humankapitals (Einstellung von Personal, Einstellung von Personal, Verwaltung der Aktiva und Passiva und des Cashflows des Unternehmens usw.).), Finanzentscheidungen (Ermittlung des Finanzierungsbedarfs des Unternehmens, Verwaltung der Aktiva und Passiva und des Cashflows des Unternehmens usw.) und im Bereich der Verwaltung des Humankapitals (Einstellung von Personal, Talentmanagement, Ausbildung der Mitarbeiter, Ausscheiden aus dem Unternehmen usw.), die zu einem bestimmten Zeitpunkt am besten geeignet sind, um die Ressourcen des Unternehmens zu maximieren und günstigere Ergebnisse zu erzielen. 

Ferner ist zu beachten, dass die Geschäftsführer gemäß den Artikeln 233 bis 235 des spanischen Gesellschaftsgesetzes für die Vertretung der Gesellschaft in der in der Satzung festgelegten Weise verantwortlich sind, die sich auf alle Handlungen erstreckt, die zum in der Satzung festgelegten Unternehmenszweck gehören, und dass jede Beschränkung der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer, auch wenn sie im Handelsregister eingetragen ist, gegenüber Dritten unwirksam ist.

In jedem Fall sollte der Leser ergänzend zu dem, was bereits gesagt wurde, Folgendes bedenken:

• Gemäß Artikel 161 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften kann die Hauptversammlung einer Kapitalgesellschaft, sofern die Satzung nichts anderes vorsieht, dem Leitungsorgan Weisungen erteilen oder die Annahme von Entscheidungen oder Beschlüssen über bestimmte Angelegenheiten der Geschäftsführung von ihrer Genehmigung abhängig machen. 
• Darüber hinaus ist die Hauptversammlung (und nicht der Verwaltungsrat) befugt, wesentliche Vermögenswerte zu erwerben, zu veräußern oder in eine andere Gesellschaft einzubringen, was als gegeben gilt, wenn der spezifische Vermögenswert fünfundzwanzig Prozent des Wertes der in der letzten genehmigten Bilanz ausgewiesenen Vermögenswerte übersteigt (Artikel 160 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften).

Der Gesetzgeber hat es in Anbetracht der umfassenden Aufgaben, die die Direktoren von Kapitalgesellschaften zu erfüllen haben, für angebracht gehalten, die Hauptpflichten der Mitglieder des Verwaltungsorgans bei der Ausübung ihrer Funktionen klar und eindeutig festzulegen. So müssen sie bei ihrer Arbeit unter anderem die folgenden Pflichten gewissenhaft einhalten:

Erstens müssen die Verwaltungsratsmitglieder aufgrund der allgemeinen Sorgfaltspflicht (Artikel 225 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) ihre Aufgaben und die ihnen durch Gesetz und Satzung auferlegten Pflichten mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns erfüllen, wobei die Art der Position und die jedem von ihnen zugewiesenen Funktionen zu berücksichtigen sind.

Daher müssen die Mitglieder der Unternehmensleitung über ein angemessenes Engagement verfügen und die für eine ordnungsgemäße Leitung und Kontrolle des Unternehmens erforderlichen Maßnahmen ergreifen, wobei sie das Recht haben, von der Gesellschaft die für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlichen Informationen zu erhalten.

In Ausübung ihres Amtes müssen die Direktoren bei strategischen und geschäftlichen Entscheidungen Ermessensentscheidungen treffen, wobei der Sorgfaltsmaßstab eines ordentlichen Kaufmanns als erfüllt gilt, wenn der Direktor nach Treu und Glauben, ohne persönliches Interesse an der zu entscheidenden Angelegenheit, mit ausreichenden Informationen und nach einem angemessenen Entscheidungsverfahren gehandelt hat (Artikel 226 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften).

Zweitens wird den Geschäftsführern eine Treuepflicht auferlegt (Artikel 227 und 228 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften), so dass sie ihre Aufgaben mit der Loyalität eines treuen Vertreters erfüllen müssen, der in gutem Glauben und im besten Interesse der Gesellschaft handelt.

Aus dieser Loyalitätspflicht ergeben sich unter anderem die folgenden Verpflichtungen:

1. Sie dürfen ihre Befugnisse nicht zu anderen Zwecken ausüben als denen, für die sie erteilt wurden.
2. Informationen, Daten, Berichte oder Hintergrundinformationen, zu denen er in Ausübung seines Amtes Zugang hatte, geheim zu halten, auch wenn er aus seinem Amt ausgeschieden ist.
3. sich bei der Beratung und Abstimmung über Beschlüsse oder Entscheidungen, bei denen er oder eine ihm nahestehende Person in einen direkten oder indirekten Interessenkonflikt gerät, der Stimme zu enthalten (welche Personen in diesem Sinne als nahestehend gelten, ist in Artikel 231 des Kapitalgesellschaftsgesetzes näher beschrieben).
4. Sie nehmen ihre Aufgaben in eigener Verantwortung, mit freiem Urteilsvermögen und unabhängig von Weisungen und der Mitwirkung Dritter wahr.
5. die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um zu vermeiden, dass sie in Situationen geraten, in denen ihre Interessen, sei es auf eigene Rechnung oder im Namen anderer, mit dem Unternehmensinteresse und ihren Pflichten gegenüber dem Unternehmen in Konflikt geraten könnten.

Um derartige Interessenkonflikte zu vermeiden, verpflichtet das Gesetz (Artikel 229 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) die Direktoren, davon Abstand zu nehmen:

1. Geschäfte mit dem Unternehmen, außer bei gewöhnlichen Geschäften, zu Standardkonditionen für Kunden und von geringer Bedeutung.
2. Verwendung des Firmennamens oder Berufung auf die Unternehmensleitung zur unzulässigen Beeinflussung der Durchführung privater Geschäfte.
3. Nutzung gesellschaftlicher Ressourcen, einschließlich vertraulicher Unternehmensinformationen, für private Zwecke.
4. Nutzen Sie die Geschäftsmöglichkeiten in der Gesellschaft.
5. von anderen Dritten als dem Unternehmen und seiner Gruppe Vorteile oder Vergütungen im Zusammenhang mit der Wahrnehmung ihrer Aufgaben zu erhalten, es sei denn, es handelt sich um reine Gefälligkeiten.
6. Ausübung von Tätigkeiten auf eigene oder fremde Rechnung, die einen wirksamen tatsächlichen oder potenziellen Wettbewerb mit dem Unternehmen darstellen oder die ihn in einen dauerhaften Konflikt mit den Interessen des Unternehmens bringen.

In jedem Fall sind alle diese Pflichten obligatorisch, und Satzungsbestimmungen, die sie einschränken oder ihnen zuwiderlaufen, sind unwirksam (Artikel 230 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften), und es ist zu bedenken, dass ihre Verletzung nicht nur die Verpflichtung zum Ersatz des dem Gesellschaftsvermögen zugefügten Schadens, sondern auch die Verpflichtung zur Rückgabe der vom Geschäftsführer erlangten ungerechtfertigten Bereicherung an die Gesellschaft begründet (Artikel 227.2 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften).

Um die ordnungsgemäße Ausübung des Amtes des Direktors sowie die Einhaltung aller oben beschriebenen Pflichten zu gewährleisten, sieht das Gesetz eine Haftungsregelung für die Mitglieder des Verwaltungsorgans vor (Artikel 236 ff. des Gesetzes über Kapitalgesellschaften), wonach die Mitglieder der Unternehmensleitung gegenüber der Gesellschaft, den Aktionären und den Gläubigern der Gesellschaft für Schäden haften, die durch Handlungen oder Unterlassungen verursacht werden, die dem Gesetz oder der Satzung zuwiderlaufen oder die sie unter Verletzung der mit der Ausübung ihres Amtes verbundenen Pflichten vorgenommen haben, sofern Betrug oder Fahrlässigkeit vorliegen.

In diesem Zusammenhang muss die Härte des Regimes berücksichtigt werden:

• Die Schuld wird bis zum Beweis des Gegenteils vermutet, wenn die Handlung gegen das Gesetz oder die Satzung verstößt.
• Die Tatsache, dass die schädigende Handlung oder der schädigende Beschluss von der Hauptversammlung angenommen, genehmigt oder bestätigt wurde, entbindet in keinem Fall von der Haftung.
• Die Haftung erstreckt sich auch auf faktische Geschäftsführer, einschließlich der Personen, auf deren Weisung die Geschäftsführer der Gesellschaft handeln, sowie auf Personen, die die Aufgaben eines Geschäftsführers im normalen Geschäftsverkehr ohne Titel, mit einem nichtigen oder erloschenen Titel oder mit einem anderen Titel wahrnehmen.
• Diese Haftung gilt gesamtschuldnerisch für alle Mitglieder des Verwaltungsorgans, mit Ausnahme derjenigen, die nachweisen, dass sie an der Annahme und Ausführung der Beschlüsse nicht beteiligt waren und auch keine Kenntnis von der Existenz des Beschlusses oder der Handlung hatten oder, selbst wenn sie davon Kenntnis hatten, alles Geeignete unternommen haben, um den Schaden zu vermeiden, oder sich ausdrücklich dagegen ausgesprochen haben.

Zur Durchsetzung dieses Haftungsanspruchs ist in jedem Fall die entsprechende Haftungsklage der Gesellschaft vor Gericht zu erheben, vorbehaltlich des vorherigen Beschlusses der Hauptversammlung, mit der Maßgabe, dass die individuelle Haftungsklage, die Aktionären und Dritten für Handlungen der Direktoren, die ihre Interessen unmittelbar verletzen, entsprechen kann, ebenfalls unberührt bleibt.

Wie bereits erwähnt, liegt die Befugnis zur Ernennung von Direktoren bei der Hauptversammlung (Artikel 160 und 214 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) durch einen entsprechenden Beschluss dieses Organs.

Nach ihrer Ernennung müssen sie das Amt annehmen, eine Formalität, die vor der Hauptversammlung selbst (die ordnungsgemäß in das Protokoll der Versammlung aufgenommen wird) oder vor dem Notar, vor dem die entsprechende Urkunde ausgefertigt wird, erfüllt werden kann. Dies ist insofern von Bedeutung, als die Ernennung der Direktoren ab dem Zeitpunkt ihrer Annahme wirksam wird (Artikel 214 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) und eine solche Annahme nicht vor dem Datum der Ernennung erfolgen kann (Artikel 141 der Handelsregisterordnung).

Sobald die Ernennung und die Annahme des Amtes erfolgt sind, müssen sie gemäß Artikel 215 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet werden, wobei die Identität der ernannten Personen anzugeben ist und im Falle von Geschäftsführern, die zur Vertretung der Gesellschaft ernannt wurden, ob sie allein oder gemeinsam handeln müssen. In jedem Fall sieht der genannte Artikel vor, dass der Antrag auf Eintragung innerhalb von zehn Tagen nach dem Datum der Annahme erfolgen muss.

Hinsichtlich der Eintragungsurkunde, die für die Eintragung dieser Bestellung beim Handelsregister einzureichen ist, ist zu beachten, dass gemäß Artikel 142 der Handelsregisterordnung die Bestellung von Direktoren eingetragen werden kann:

1. Durch Beglaubigung des Protokolls der Hauptversammlung, auf der die Direktoren ernannt wurden (mit notariell beglaubigter Unterschrift), durch notarielle Beglaubigung dieses Protokolls oder durch eine autorisierte Kopie des notariellen Protokolls der Versammlung, die gemäß Artikel 101 ff. der Handelsregisterordnung (der ein eigener Abschnitt gewidmet ist) beantragt wurde.
2. Durch eine öffentliche Urkunde, die die Umstände der Ernennung und der Annahme bescheinigt.

Von diesen beiden Möglichkeiten ist es für die Interessenten sicherlich ratsam, sich für die Variante zu entscheiden, bei der der Notar direkt an der betreffenden Ernennung beteiligt ist, da die Gesellschaft auf diese Weise sicher sein kann, dass der gesamte Prozess von einem professionellen, unparteiischen und unabhängigen Beamten überwacht und kontrolliert wird, der die Einhaltung von Rechtmäßigkeit und Rechtssicherheit gewährleistet.

Das Gesetz erlaubt die Ernennung von stellvertretenden Direktoren für den Fall, dass die ernannten Direktoren aus irgendeinem Grund zurücktreten. Dies ist in Artikel 216 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften festgelegt, der besagt, dass, sofern die Satzung nichts anderes vorsieht, für die Direktoren Stellvertreter bestellt werden können, wenn einer oder mehrere von ihnen aus irgendeinem Grund aus dem Amt ausscheiden.

Die Ernennung und Annahme von Stellvertretern als Direktoren wird in das Handelsregister eingetragen, sobald der vorherige Amtsinhaber sein Amt nicht mehr ausübt, und in jedem Fall, wenn die Satzung eine bestimmte Amtszeit für Direktoren festlegt, gilt die Ernennung des Stellvertreters als für die Amtszeit der Person erfolgt, deren Stelle zu besetzen ist.

Bei der Vergütung der Direktoren geht der Gesetzgeber in Artikel 217 des Kapitalgesellschaftsgesetzes vom Grundsatz der Unentgeltlichkeit aus, wonach das Amt des Direktors unentgeltlich ist, sofern die Satzung nicht etwas anderes bestimmt, und legt das Vergütungssystem fest.

Es liegt jedoch auf der Hand, dass in den meisten Unternehmen ein Vergütungssystem für die Direktoren eingeführt werden muss, da in den meisten Fällen niemand diese Verantwortung übernehmen wird, ohne dafür eine finanzielle Gegenleistung zu erhalten.

In diesem Zusammenhang legt das Gesetz in dem oben genannten Artikel fest, dass das in der Satzung festgelegte Vergütungssystem das Konzept oder die Konzepte der Vergütung für die Direktoren festlegen muss, die unter anderem aus einer festen Vergütung, Sitzungsgeldern und Gewinnbeteiligungen bestehen kann, variable Vergütungen mit allgemeinen Referenzindikatoren oder -parametern, Vergütungen in Form von Aktien oder in Verbindung mit deren Entwicklung, Abfindungszahlungen (sofern die Entlassung nicht auf eine Verletzung der Pflichten des Direktors zurückzuführen ist) und als angemessen erachtete Spar- und Sozialsysteme.

Unabhängig davon, welches System gewählt wird, muss der Höchstbetrag der jährlichen Vergütung aller Mitglieder der Unternehmensleitung von der Hauptversammlung genehmigt werden und bleibt bis zu einer Änderung in Kraft, wobei es der Hauptversammlung obliegt, die jedem Mitglied der Unternehmensleitung zustehende Vergütung festzulegen, während es in Ermangelung einer diesbezüglichen Vereinbarung den Mitgliedern der Unternehmensleitung obliegt, sich über die Aufteilung dieser Vergütung zu einigen.

Die Vergütung der Mitglieder der Unternehmensleitung sollte in jedem Fall in einem angemessenen Verhältnis zur Größe des Unternehmens, seiner wirtschaftlichen Lage zu einem bestimmten Zeitpunkt und den Marktstandards vergleichbarer Unternehmen stehen. Ebenso sollte das eingerichtete Vergütungssystem auf die Förderung der langfristigen Rentabilität und Nachhaltigkeit des Unternehmens ausgerichtet sein und die notwendigen Schutzmaßnahmen enthalten, um eine übermäßige Risikobereitschaft und die Belohnung ungünstiger Ergebnisse zu vermeiden.

Als besondere Aspekte spezifischer Systeme ist auch zu erwähnen, dass im Falle der Vergütung durch Gewinnbeteiligung (Artikel 218 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) die Satzung den maximalen Anteil oder Prozentsatz davon ausdrücklich festlegt, und dass es im letzteren Fall der Hauptversammlung obliegt, in jedem Geschäftsjahr den anwendbaren Prozentsatz innerhalb des festgelegten Höchstbetrags zu bestimmen:

• Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung darf sie in keinem Fall zehn Prozent der an die Aktionäre ausschüttbaren Gewinne übersteigen.
• Bei Aktiengesellschaften darf ein solcher Anteil nur aus dem Reingewinn und nur nach Deckung der gesetzlichen und satzungsmäßigen Rücklagen und nach Ausschüttung einer Dividende von vier Prozent des Nennwerts der Aktien oder eines höheren Satzes, den die Satzung vorsehen kann, entnommen werden.

Bei Vergütungen, die an die Aktien der Gesellschaft gekoppelt sind (Artikel 219 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften), einschließlich der Lieferung von Aktien, Aktienoptionen oder Vergütungen, die an den Wert der Aktien gekoppelt sind, muss dieses System im besonderen Fall von Aktiengesellschaften ausdrücklich in der Satzung vorgesehen werden, und seine Anwendung erfordert einen Beschluss der Hauptversammlung der Aktionäre, Diese muss die Höchstzahl der Aktien, die in jedem Geschäftsjahr für dieses Vergütungssystem zugeteilt werden können, den früheren Ausübungszeitpunkt oder das System zur Berechnung des Ausübungspreises der Aktienoptionen, den Wert der Aktien, falls vorhanden, als Referenz und die Laufzeit des Plans enthalten.

Gemäß Artikel 221 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften bleiben die Direktoren einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung auf unbestimmte Zeit im Amt, es sei denn, die Satzung legt eine bestimmte Amtszeit fest; in diesem Fall können sie ein- oder mehrmals für dieselbe Dauer wiedergewählt werden.

Die Geschäftsführer einer Aktiengesellschaft bleiben für die in der Satzung festgelegte Dauer im Amt, die sechs Jahre nicht überschreiten darf und für alle gleich sein muss. In diesem Fall können die Direktoren auch ein- oder mehrmals für die gleiche Höchstdauer wiedergewählt werden.

In jedem Fall hat der Gesetzgeber am Ende des Zeitraums, für den die Direktoren ernannt wurden, eine Auslauffrist vorgesehen (Artikel 222 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften), um zu verhindern, dass ihr Amt unbesetzt bleibt; demnach erlischt die Ernennung der Direktoren, wenn nach Ablauf der Frist eine Hauptversammlung abgehalten wurde oder die Frist für die Abhaltung der Versammlung, die über die Genehmigung des Jahresabschlusses des vorangegangenen Jahres entscheiden soll, abgelaufen ist. Mit dieser Bestimmung will das Gesetz verhindern, dass die Gesellschaft in eine Situation der Misswirtschaft gerät, indem die Geschäftsführer so lange im Amt bleiben, bis eine neue Hauptversammlung abgehalten werden kann oder muss, in der die Aktionäre die Möglichkeit haben, das Verwaltungsorgan der Gesellschaft zu erneuern.

Wie bereits erwähnt, ist die Abberufung der Geschäftsführer eine durchaus mögliche Option, für die die Hauptversammlung zuständig ist (Artikel 160 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften).

Artikel 223 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften sieht vor, dass die Mitglieder des Verwaltungsrats jederzeit von der Hauptversammlung abberufen werden können, auch wenn die Abberufung nicht auf der Tagesordnung steht.

Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung kann die Satzung für den Abspaltungsbeschluss auch eine erhöhte Mehrheit vorsehen, die zwei Drittel der Stimmen, die den Anteilen entsprechen, in die das Grundkapital eingeteilt ist, nicht überschreiten darf.

Als Sonderfall der Abberufung von Direktoren von Aktiengesellschaften (Artikel 224 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften) ist ebenfalls zu beachten, dass:

1. Wenn die Mitglieder der Unternehmensleitung unter eines der gesetzlichen Amtsverbote fallen, müssen sie auf Antrag eines Aktionärs unverzüglich abberufen werden, unbeschadet der Haftung, die sie für ihr illoyales Verhalten treffen könnte.
2. Verwaltungsratsmitglieder und Personen, deren Interessen in irgendeiner Weise im Widerspruch zu denen der Gesellschaft stehen, werden auf Antrag eines Aktionärs durch Beschluss der Hauptversammlung ihres Amtes enthoben.

In all diesen Fällen muss die Abberufung der Geschäftsführer, sobald sie beschlossen wurde, im Handelsregister eingetragen werden (Artikel 147 und 148 der Handelsregisterordnung), indem die entsprechende eintragungsfähige Urkunde vorgelegt wird (dies kann wiederum eine Bescheinigung über den Beschluss der Hauptversammlung mit notariell beglaubigten Unterschriften, ein notarieller Nachweis des Sitzungsprotokolls, eine autorisierte Kopie des notariellen Sitzungsprotokolls oder die entsprechende Urkunde über die Beendigung des Mandats sein).

Die Übernahme des Amtes eines Geschäftsführers einer Kapitalgesellschaft ist nämlich ein völlig freier und freiwilliger Akt desjenigen, der es übernimmt. Ebenso kann jedes Verwaltungsratsmitglied, wenn es sein Amt nicht mehr ausüben möchte, formell zurücktreten, um diese Verantwortung nicht mehr wahrnehmen zu müssen.

Aus rechtlicher Sicht (Artikel 147 der Handelsregisterordnung) muss das Mitglied des Verwaltungsorgans seinen Rücktritt schriftlich erklären und die Gesellschaft davon in Kenntnis setzen oder andernfalls durch eine Bescheinigung des Protokolls der Generalversammlung oder des Verwaltungsrats mit notarieller Unterschrift bestätigen, dass der Rücktritt eingereicht wurde. Beide Dokumente, in denen das Datum des Rücktritts angegeben sein muss, ermöglichen die Eintragung des Rücktritts in das Unternehmensregister.

In vielen Fällen ist es für Unternehmen eine strittige oder zweifelhafte Frage, wer befugt ist, vor einem Notar zu erscheinen, um die entsprechende Urkunde über die Beendigung und/oder die Besetzung von Positionen zu erteilen. Wir werden im Folgenden versuchen, diese Frage zu beantworten, damit alle, die sich für diese Art von Dokumenten interessieren, wissen, wer je nach Art der Vereinbarung und der ausstellenden Stelle wie vorgehen sollte:

Gemäß Artikel 108 der Handelsregisterordnung, der sich auf die zur Beurkundung befugten Personen bezieht, obliegt die Beurkundung von Gesellschaftsbeschlüssen, die von der Hauptversammlung oder einer außerordentlichen Versammlung oder von einem kollegialen Verwaltungsorgan gefasst wurden, der Person, die befugt ist, diese zu beglaubigen, was gemäß Artikel 109 der genannten Verordnung der Person obliegt, die befugt ist, die Protokolle und Beschlüsse der kollegialen Organe von Handelsgesellschaften zu beglaubigen:

• Falls die Gesellschaft von einem Verwaltungsrat geleitet wird, an den Sekretär und gegebenenfalls den stellvertretenden Sekretär des Verwaltungsrats, unabhängig davon, ob er ein Verwaltungsratsmitglied ist oder nicht. Die Bescheinigungen werden stets mit Zustimmung des Vorsitzenden oder gegebenenfalls des stellvertretenden Vorsitzenden dieses Gremiums ausgestellt.
• Der alleinige Geschäftsführer oder einer der mehreren Geschäftsführer, wenn die Gesellschaft von dieser Art von Verwaltungsorgan geleitet wird.
• An die Verwalter, die im Falle einer gemeinsamen oder gemeinschaftlichen Verwaltung vertretungsberechtigt sind.

In all diesen Fällen müssen die Personen, die die Bescheinigung ausstellen, zum Zeitpunkt der Ausstellung der Bescheinigung eine gültige Position innehaben, da die Eintragung der in der Bescheinigung enthaltenen Vereinbarungen nur dann möglich ist, wenn die Position des Bescheinigers vorher oder gleichzeitig eingetragen wurde.

Und in jedem Fall ist aus formalen Gründen zu bedenken, dass Vereinbarungen, die nicht in genehmigten und unterzeichneten Protokollen oder notariellen Urkunden festgehalten sind, nicht beglaubigt werden können.

Die Beschlüsse des Alleingesellschafters, die mit seiner Unterschrift oder der seines Vertreters in das Protokoll aufgenommen werden, können vom Gesellschafter selbst oder von den Geschäftsführern der Gesellschaft ausgeführt und formalisiert werden.

Sie kann auch von jedem im Handelsregister eingetragenen Mitglied des Verwaltungsorgans mit gültiger Bestellung durchgeführt werden, wenn es im Gesellschaftsvertrag oder in der Versammlung, in der die Beschlüsse gefasst wurden, ausdrücklich dazu bevollmächtigt wurde.

Dies wird in diesem Fall in den meisten Fällen der Fall sein, da die öffentliche Vollstreckung des Beschlusses zur Abberufung und Ernennung von Geschäftsführern und die Beurkundung des entsprechenden Beschlusses von dem neu ernannten Geschäftsführer vorgenommen wird, dessen Position noch nicht im Handelsregister eingetragen ist.

Daher ist es in diesen Fällen notwendig zu wissen, dass gemäß Artikel 111 der Vorschriften des Handelsregisters bezüglich der von einer nicht eingetragenen Person ausgestellten Beglaubigungen die Beglaubigung des Beschlusses zur Ernennung des Inhabers eines Amtes mit Beglaubigungsbefugnis, wenn sie von der ernannten Person ausgestellt wurde, nur dann wirksam ist, wenn sie von einer zuverlässigen Mitteilung der Ernennung an den vorherigen Inhaber mit eingetragenem Sitz an dessen Adresse laut Register begleitet wird. 

So wird es möglich sein, Gesellschaftsbeschlüsse mittels einer Bescheinigung zu beurkunden, die von einer nicht eingetragenen Person ausgestellt wurde, sofern diese Person zu einem Amt mit Beurkundungsbefugnissen (z. B. alleiniger oder gemeinsamer Verwalter der Gesellschaft) bestellt wurde und dieser Umstand der Person, die zuvor dieses Amt innehatte und zu diesem Zeitpunkt eingetragen ist, ordnungsgemäß mitgeteilt wurde. 

Die Zustellung erfolgt auf eine der in Artikel 202 der Notariatsordnung genannten Arten, d. h. durch Übersendung der Vorladung per Einschreiben mit Rückschein oder durch unmittelbare Aushändigung durch den Notar selbst an den Adressaten.

In diesen Fällen nimmt der Kanzler die Eintragung der beglaubigten Vereinbarungen erst nach Ablauf von fünfzehn Tagen ab dem Tag der Eintragung vor; innerhalb dieser Frist kann der frühere Inhaber der Eintragung widersprechen, wenn er nachweisen kann, dass er Strafanzeige wegen falscher Beglaubigung erstattet hat, oder wenn er auf andere Weise die fehlende Echtheit der genannten Ernennung nachweisen kann. Wird in diesem Extremfall die Einreichung der Beschwerde anerkannt, so wird dieser Umstand am Rande der letzten Eintragung vermerkt, die nach Erledigung der Beschwerde gelöscht wird, ohne dass diese Einreichung die Eintragung der beglaubigten Vereinbarungen verhindert.

Ungeachtet des bisher Gesagten über die Notwendigkeit, den früheren Inhaber zu benachrichtigen, ist dies nicht erforderlich, wenn die Zustimmung des früheren Inhabers zum Inhalt der Bescheinigung durch seine legitimierte Unterschrift auf der genannten Bescheinigung oder in einem gesonderten Dokument beglaubigt wird, noch wenn die gerichtliche Erklärung der Abwesenheit oder des Todes, der Geschäftsunfähigkeit oder des Todes des früheren Inhabers ordnungsgemäß beglaubigt wird.

Gegebenenfalls kann der Nachweis dieser Mitteilung auch dadurch erbracht werden, dass der entlassene ehemalige Verwalter bei der Beurkundung der Entlassungs- und Bestellungsurkunde beim Notar anwesend ist, um zu Protokoll zu geben, dass er über seine Entlassung aus dem Amt, das er zuvor innehatte, informiert wurde. 

Um eine Aufhebungsurkunde und/oder eine Verwalterbestellung auszufertigen, genügt es, sich mit dem Notariat in Verbindung zu setzen (unter der Kontakttelefonnummer des Notariats oder unter der E-Mail-Adresse mercantil@jesusbenavides.es) und einen Termin an dem Tag und zu der Uhrzeit zu vereinbaren, die für die Erblasser am günstigsten sind.

Zum vereinbarten Termin kommen die Parteien einfach mit den erforderlichen Unterlagen (siehe Abschnitt über die erforderlichen Unterlagen) zum Notariat, um die entsprechende Urkunde zu unterzeichnen, die auf der Grundlage des gesetzlich vorgeschriebenen Mindestinhalts und der Erwartungen und Bedürfnisse der betreffenden Kunden erstellt wird.

In jedem Fall können sich die Betroffenen, wenn sie Hilfe in Bezug auf die Musterurkunden für die Annahme der Gesellschaftsbeschlüsse benötigen, die für die betreffenden Entlassungen und/oder Ernennungen erforderlich sind, an das Notariat wenden, das sie in dieser Hinsicht berät und unterstützt.

Wenn der Betroffene es wünscht, kann ihm noch am Tag der Unterzeichnung eine beglaubigte Abschrift der Aufhebungs- und Bestellungsurkunde ausgehändigt werden; in diesem Fall muss er sich jedoch zum Handelsregister begeben, um die Eintragung der Urkunde zu veranlassen, da dies, wie oben erwähnt, eine notwendige Maßnahme ist.

Auf Wunsch ist es natürlich auch möglich, das Notariat selbst mit dieser Aufgabe zu betrauen, das die Urkunde dann elektronisch an das Handelsregister zur Eintragung weiterleitet.

Sobald dies geschehen ist, wird die öffentliche Ausfertigung der Urkunde den Erteilenden zugestellt, was sehr viel nützlicher ist, da die Urkunde dann ihre volle Wirkung entfalten kann.