Verlassenschaftsurkunde

Wie bereits erwähnt, ist die notarielle Beglaubigungsurkunde ein Instrument, das es ermöglicht, ein Dokument, das sich im Besitz des Antragstellers befindet, in das Protokoll des Notars aufzunehmen, so dass das Dokument in jedem Fall erhalten bleibt.

In diesem Zusammenhang ist zu bedenken, dass Notare Beamte sind, die öffentliche Urkunden (hauptsächlich Urkunden und Verträge) beglaubigen. Diese öffentlichen Dokumente werden in das notarielle Protokoll aufgenommen, das nach dem Gesetz Eigentum des Staates ist, und für das die Notare als Archivare verantwortlich sind. 

Wenn also eine Person eine Urkunde oder ein Dokument ausfertigt, sollte sie wissen, dass dieses Originaldokument in das notarielle Protokoll aufgenommen wird, das von diesem Notar ohne Unterbrechung aufbewahrt wird, solange er Inhaber dieses Amtes ist, während er im Falle seines Ausscheidens aus diesem Amt (z. B. wegen Sollte er in den Ruhestand gehen oder eine andere Stelle an einem anderen Ort antreten, wird sein Nachfolger die Aufgabe der Aufbewahrung und Sicherung dieses Protokolls fortsetzen, bis es nach 25 Jahren an die entsprechende Notarvereinigung zur Aufbewahrung, im Prinzip für immer, übergeben wird.

Wenn eine Person eine notarielle Urkunde ausfertigt, erreicht sie damit, dass dieses beim Notar hinterlegte Dokument sicher aufbewahrt wird, so dass bei Bedarf eine Kopie davon angefertigt werden kann, indem eine einfache oder beglaubigte Kopie der notariellen Urkunde angefordert wird.

<ejemplo>Así pues, si cualquier ciudadano posee un documento que tiene importancia o relevancia para su persona o intereses, y por los motivos que fuere (por ejemplo, por su estado de conservación, por el temor a la destrucción del documento por terceras personas, etc.) quiere asegurar la integridad del mismo, optando por el acta de protocolización conseguirá su objetivo, pues una vez que dicho documento conste incorporado al protocolo notarial, este quedará a salvo y se conservará a perpetuidad, pudiéndose obtener siempre que se desee una copia del mismo, solicitando a tal efecto una copia simple o auténtica de dicha ata.<ejemplo>

Abgesehen von dem oben erwähnten Nutzen, d.h. der Möglichkeit, ein Dokument durch Aufnahme in das notarielle Protokoll auf Dauer zu erhalten, kann die Verwendung der Beurkundungsurkunde auch für die Beteiligten sehr nützlich sein, da sie es uns ermöglicht:

• Um ihre jeweilige Identität zu gewährleisten.
  
  Mit anderen Worten, um sicherzustellen, dass eine bestimmte Person im Besitz bestimmter Dokumente mit einem bestimmten Inhalt ist, und dass es diese Person ist, die sie zu diesem Zweck direkt zum Notariat bringt.
• Die Existenz des Dokuments gegenüber Dritten zu einem bestimmten Zeitpunkt, d. h. am Tag der notariellen Beurkundung, zu gewährleisten.
  
  Auf diese Weise können wir nachweisen, dass ein bestimmtes Dokument zumindest zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert hat, was in bestimmten Streitfällen zu Beweiszwecken sehr nützlich sein kann.
  

In der Praxis gibt es viele Fälle, in denen eine notarielle Beurkundung von Interesse sein kann, darunter viele andere:

• Die Notwendigkeit, ein Dokument, das für eine Person von Bedeutung ist, für den Fall zu sichern, dass es verloren geht (z. B. Dokumente, die in einem Unternehmen aufbewahrt werden und bei denen ein gemeinsamer Verwalter befürchtet, dass der andere Verwalter sie vernichtet oder verlegt).
• Die Notwendigkeit, ein Dokument aufzubewahren, weil man befürchtet, dass es von einem Dritten unrechtmäßig gestohlen wird (z. B. wenn ein Einbrecher in Ihre Wohnung eindringt und es stiehlt).
• Die Möglichkeit, Dokumente zu sichern, die sich in einem schlechten Erhaltungszustand befinden und bei denen zu befürchten ist, dass sie sich in Zukunft weiter verschlechtern werden(z. B. alte Dokumente, bei denen das Papier oder die Tinte nachlässt; um zu verhindern, dass dieser Prozess unumkehrbar wird und das Dokument in Zukunft unlesbar wird, wird es mit einer Fotokopie beglaubigt, um es zu erhalten).
• Die Notwendigkeit, eine bestimmte alte gerichtliche Entscheidung aufzubewahren, ist für die Parteien von Bedeutung, da zu bedenken ist, dass gerichtliche Entscheidungen wie Urteile oder Beschlüsse nach einer bestimmten, durch das Verfahrensrecht festgelegten Frist gelöscht (d. h. vernichtet) werden, so dass es nicht mehr möglich wäre, eine Kopie vom Gericht zu erhalten, wenn die uns vorliegende Kopie verloren geht oder vernichtet wird.
• Die Notwendigkeit, gegenüber Dritten nachzuweisen, dass ein bestimmtes Dokument zu einem bestimmten Datum existiert(was in einer Situation nützlich sein kann, in der zwei Vertragsparteien einen privatrechtlichen Vertrag geschlossen haben und zu befürchten ist, dass eine der beiden Parteien im Nachhinein die Tatsache anfechten könnte, dass das Datum auf dem Dokument nicht sicher ist).
• Angesichts der zunehmenden Bedeutung zwischenmenschlicher Beziehungen in sozialen Netzwerken und Fernkommunikationsmitteln ist in letzter Zeit auch die Protokollierung von E-Mails oder Whatsapp-Konversationen sehr verbreitet geworden, insbesondere in Fällen, in denen ihr Inhalt in einer möglichen Streitsituation von Bedeutung sein könnte(nützlich z. B. für den Fall, dass eine Person in einer Whatsapp-Konversation eine bestimmte Tatsache zugibt und der Empfänger diese Konversation sichern möchte, um sie in einem Prozess gültig zu machen, da er befürchtet, bei Verlust oder Zerstörung seines Telefons nicht mehr in der Lage zu sein, die Realität und den Inhalt der besagten Konversation zu beweisen).
• Bewahren Sie Screenshots von Websites auf, auf denen konkurrierende Unternehmen illegale Praktiken anwenden, z. B. Verletzung von geistigem Eigentum, Patenten oder Marken, irreführende Werbung usw.

Der Inhalt der notariellen Urkunde ist sehr einfach. Darin wird die antragstellende Person identifiziert, woraufhin der Notar vermerkt, dass er gebeten wurde, bestimmte Dokumente in sein Protokoll aufzunehmen, und diese (im Original oder in Kopie) aushändigt, um sie der Matrix der Urkunde beizufügen.

Außerdem muss die Seitenzahl des eingereichten Dokuments auf dem Dokument angegeben werden, um mögliche spätere Änderungen zu vermeiden.