Öffentliche Registrierung von Unternehmensbeschlüssen

Gemäß Artikel 107 der Handelsregisterordnung können die Beschlüsse der General- oder Sonderversammlung sowie die Beschlüsse der kollegialen Verwaltungsorgane auf der Grundlage des Protokolls oder des Protokollbuchs, eines notariellen Nachweises oder einer Beglaubigung der Beschlüsse in eine öffentliche Urkunde umgewandelt werden. Dies kann auch auf der Grundlage der genehmigten Abschrift des Protokolls geschehen, wenn die Beschlüsse in der notariellen Urkunde festgehalten werden.

Daher müssen die betroffenen Unternehmen bei der Ausfertigung der betreffenden Urkunde eines der oben genannten Dokumente vorlegen, in dem alle Beschlüsse und die Umstände ihrer Annahme festgehalten sind, die für die Beurteilung der Rechtmäßigkeit der Beschlüsse erforderlich sind.

Dies ist deshalb erforderlich, weil die Urkunde über die öffentliche Ausfertigung des Gesellschaftsbeschlusses alle für die Gültigkeit des Beschlusses erforderlichen Umstände der Urkunde enthalten muss und der Notar gegebenenfalls die veröffentlichte Einberufungsbekanntmachung in der Urkunde vermerken oder eine notarielle Beurkundung derselben vornehmen muss.

In vielen Fällen ist es für Unternehmen eine strittige oder zweifelhafte Frage, wer befugt ist, vor einem Notar zu erscheinen, um die entsprechende Urkunde zur Umwandlung von Gesellschaftsbeschlüssen in eine öffentliche Urkunde zu vollziehen. Wir werden im Folgenden versuchen, diese Frage zu beantworten, damit diejenigen, die sich für diese Art von Dokumenten interessieren, wissen, wer wie vorgehen sollte, je nach Art der Entschließung und dem Organ, das sie herausgibt:

1) Gemäß Artikel 108 der Handelsregisterordnung, der die zur Beurkundung befugten Personen betrifft, obliegt die Beurkundung von Gesellschaftsbeschlüssen, die von der Hauptversammlung oder einer außerordentlichen Versammlung oder von einem kollegialen Verwaltungsorgan gefasst wurden, der zu ihrer Beglaubigung befugten Person, die gemäß Artikel 109 der vorgenannten Regelung der zur Beglaubigung von Protokollen und Beschlüssen der kollegialen Organe von Handelsgesellschaften befugten Person obliegt:

• Falls die Gesellschaft von einem Verwaltungsrat geleitet wird, an den Sekretär und gegebenenfalls den stellvertretenden Sekretär des Verwaltungsrats, unabhängig davon, ob er ein Verwaltungsratsmitglied ist oder nicht. Die Bescheinigungen werden stets mit Zustimmung des Vorsitzenden oder gegebenenfalls des stellvertretenden Vorsitzenden dieses Gremiums ausgestellt.
• Der alleinige Geschäftsführer oder einer der mehreren Geschäftsführer, wenn die Gesellschaft von dieser Art von Verwaltungsorgan geleitet wird.
• An die Verwalter, die im Falle einer gemeinsamen oder gemeinschaftlichen Verwaltung vertretungsberechtigt sind.

In all diesen Fällen müssen die Personen, die die Bescheinigung ausstellen, zum Zeitpunkt der Ausstellung der Bescheinigung eine gültige Position innehaben, da die Eintragung der in der Bescheinigung enthaltenen Vereinbarungen nur dann möglich ist, wenn die Position des Bescheinigers vorher oder gleichzeitig eingetragen wurde.

Und in jedem Fall ist aus formalen Gründen zu bedenken, dass Vereinbarungen, die nicht in genehmigten und unterzeichneten Protokollen oder notariellen Urkunden festgehalten sind, nicht beglaubigt werden können.

2) Die Beschlüsse des Alleingesellschafters, die in einem Protokoll mit seiner Unterschrift oder der seines Vertreters festgehalten werden, können vom Gesellschafter selbst oder von den Geschäftsführern der Gesellschaft ausgeführt und formalisiert werden.

3) Sie kann auch von jedem im Handelsregister eingetragenen Mitglied des Verwaltungsorgans mit gültiger Bestellung durchgeführt werden, wenn es im Gesellschaftsvertrag oder in der Versammlung, in der die Beschlüsse gefasst wurden, ausdrücklich dazu bevollmächtigt wurde.

4) Die Umwandlung in eine öffentliche Urkunde durch eine andere Person bedarf der Erteilung einer entsprechenden Vollmacht, die allgemein für alle Arten von Beschlüssen sein kann; in diesem Fall muss sie in das Handelsregister eingetragen werden. Dieses Verfahren gilt nicht für die Umwandlung von Gesellschaftsbeschlüssen in eine öffentliche Urkunde, wenn das Protokoll oder der notarielle Nachweis darüber als Grundlage für die Umwandlung herangezogen wird.

Außerdem ist zu beachten, dass derjenige, der die Gesellschaftsbeschlüsse in eine öffentliche Urkunde umwandelt, diesen Umstand in der Urkunde angeben muss, wenn das Handelsregister wegen fehlender Hinterlegung der Konten geschlossen wurde.

Schließlich sollte der Leser auch wissen, dass die Befugnis zur Ausstellung von Bescheinigungen über die Protokolle oder Beschlüsse der Anleihegläubigerversammlung dem Beauftragten der Anleihegläubigerversammlung zusteht (Artikel 110 der Handelsregisterordnung). 

Zusammenfassend sind daher die folgenden besonderen Aspekte zu berücksichtigen:

1. Die Person, die die Bescheinigung ausstellt, muss über einen gültigen und registrierten Titel verfügen, wie unter anderem aus den Entscheidungen der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen vom 26. Februar 2013 und 24. April 2014 hervorgeht. Wird also festgestellt, dass sie aufgrund einer zu einem späteren Zeitpunkt vorgelegten Bescheinigung nicht in Kraft ist, kann die Eintragung der früheren Bescheinigung ausgesetzt werden.
2. Die Bescheinigung kann auch vom Hauptgeschäftsführer der Gesellschaft ausgestellt werden, sofern ihm diese Befugnis übertragen wurde oder er über alle Befugnisse verfügt, die ihm durch Gesetz und Satzung der Gesellschaft übertragen wurden.
3. Bei Beschlüssen des Alleingesellschafters, wenn dieser eine juristische Person ist, kann die Befugnis zur Beurkundung solcher Beschlüsse auch von einem Bevollmächtigten oder freiwilligen Vertreter des Alleingesellschafters wahrgenommen werden (Beschluss des Lenkungsausschusses vom 1. Juni 2005).
4. Auch die Doktrin der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen hat die Bescheinigung von Verträgen durch den Alleingesellschafter als gültig anerkannt, wenn dieser nicht im Handelsregister eingetragen ist (Beschluss vom 22. April 2014). 
5. Wird die Auflösung einer Gesellschaft und die Abberufung ihres Geschäftsführers vereinbart, darf dieser die Beschlüsse der Gesellschaft nicht veröffentlichen, auch wenn er von der Gesellschafterversammlung dazu ausdrücklich ermächtigt wurde, da im Falle der Auflösung seine Abberufung ope legis wirkt (Beschluss vom 26. Februar 2013).
   

In der eventuell auszustellenden Bescheinigung müssen die Vereinbarungen, auf die sich die Urkunde beziehen soll, logischerweise mit allen Anforderungen eingetragen werden, die für die angestrebte Änderung oder Vereinbarung gesetzlich vorgeschrieben sind.

Damit der Handelsregisterbeamte die Gültigkeit und Rechtmäßigkeit der Vereinbarung beurteilen kann, hat die Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen in ihren Beschlüssen festgelegt, dass die Liste der Teilnehmer, ihre Unterschrift und die Annahme der Tagesordnung (Beschluss vom 17. April 1999) sowie die Mehrheit, mit der die Vereinbarungen angenommen werden (Beschluss vom 6. Juni 2013), in der Vereinbarung enthalten sein müssen.

Darüber hinaus ist es für die Leser interessant, sich die folgenden besonderen Situationen vor Augen zu führen:

• Es ist möglich, eine Bescheinigung zuzulassen, die in der Urkunde selbst transkribiert ist (DGRN-Beschluss vom 7. April 2011).
• Im Falle eines Widerspruchs zwischen den in der Bescheinigung angegebenen Beschlüssen oder zwischen den in der Bescheinigung angegebenen Beschlüssen und anderen noch nicht freigegebenen Dokumenten führt dies zur Aussetzung der Eintragung im Handelsregister (Beschluss vom 21. Dezember 2010).
  

Gemäß Artikel 111 der Handelsregisterordnung, der sich auf Bescheinigungen bezieht, die von einer nicht eingetragenen Person ausgestellt werden, muss man wissen, dass die Bescheinigung des Beschlusses zur Ernennung des Inhabers eines Amtes mit Bescheinigungsbefugnis, wenn sie vom Ernennenden ausgestellt wird, nur dann wirksam ist, wenn sie von einer zuverlässigen Mitteilung der Ernennung an den vorherigen Inhaber mit eingetragenem Sitz an dessen Adresse laut Register begleitet wird. 

So wird es möglich sein, Gesellschaftsbeschlüsse mittels einer Bescheinigung zu beurkunden, die von einer nicht eingetragenen Person ausgestellt wurde, sofern diese Person zu einem Amt mit Beurkundungsbefugnissen (z. B. alleiniger oder gemeinsamer Verwalter der Gesellschaft) bestellt wurde und dieser Umstand der Person, die zuvor dieses Amt innehatte und zu diesem Zeitpunkt eingetragen ist, ordnungsgemäß mitgeteilt wurde. 

Die Zustellung erfolgt auf eine der in Artikel 202 der Notariatsordnung genannten Arten, d. h. durch Übersendung der Vorladung per Einschreiben mit Rückschein oder durch unmittelbare Aushändigung durch den Notar selbst an den Adressaten.

In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass nach der Doktrin der Generaldirektion für Rechtssicherheit und öffentliches Vertrauen für den Fall, dass die erste Zustellung auf dem Postweg erfolglos bleibt, eine zweite persönliche Zustellung durch den Notar versucht werden sollte (Beschlüsse vom 16. Dezember 2013 und 30. Januar 2012).

In diesen Fällen nimmt der Kanzler die Eintragung der beglaubigten Vereinbarungen erst nach Ablauf von fünfzehn Tagen ab dem Tag der Eintragung vor; innerhalb dieser Frist kann der frühere Inhaber der Eintragung widersprechen, wenn er nachweisen kann, dass er Strafanzeige wegen falscher Beglaubigung erstattet hat, oder wenn er auf andere Weise die fehlende Echtheit der genannten Ernennung nachweisen kann. Wird in diesem Extremfall die Einreichung der Beschwerde anerkannt, so wird dieser Umstand am Rande der letzten Eintragung vermerkt, die nach Erledigung der Beschwerde gelöscht wird, ohne dass diese Einreichung die Eintragung der beglaubigten Vereinbarungen verhindert.

Ungeachtet des bisher Gesagten über die Notwendigkeit, den früheren Inhaber zu benachrichtigen, ist dies nicht erforderlich, wenn die Zustimmung des früheren Inhabers zum Inhalt der Bescheinigung durch seine legitimierte Unterschrift auf der genannten Bescheinigung oder in einem gesonderten Dokument beglaubigt wird, noch wenn die gerichtliche Erklärung der Abwesenheit oder des Todes, der Geschäftsunfähigkeit oder des Todes des früheren Inhabers ordnungsgemäß beglaubigt wird.

Schließlich ist darauf hinzuweisen, dass alles, was unter dieser Frage erläutert wird, auch für die Eintragung der Vereinbarung über die Bestellung eines Amtes mit Bescheinigungsbefugnis gilt, die vom Beauftragten durch eine Urkunde oder ein Protokollbuch oder eine notarielle Niederschrift über dieselbe bekannt gemacht wurde.