Legitimation der Unterschrift

Eine weitere sehr interessante Funktion, die das neue notarielle Bürgerportal bietet, ist die Möglichkeit, die notarielle Legitimierung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die auf einem elektronischen Dokument angebracht wurde, zu 100 % online zu verwalten, was für Bürger und Fachleute in einer Vielzahl von Bereichen sehr nützlich sein kann.

Wir werden uns nun ansehen, wie Sie auf diese Option zugreifen können, wozu sie dient und welche Schritte Sie ausführen müssen.

Was ist die Unterschriftenlegitimation?

Eine der üblichen Aufgaben der Notare ist die notarielle Beglaubigung von Unterschriften, d.h. eine Handlung, mit der ein Notar bescheinigt, d.h. gegenüber Dritten bestätigt, dass eine Unterschrift auf einem Dokument von einer bestimmten Person stammt. Durch diese notarielle Beglaubigung erhält die Unterschrift auf dem Dokument die notwendige Garantie für die Wahrhaftigkeit und Echtheit, so dass sie gegenüber Dritten volle Wirkung entfalten kann.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, cuando se construye una nueva vivienda y se pretende oficializar la misma, a través de una escritura de declaración de obra nueva (para así poderla inscribir en el Registro de la Propiedad), de conformidad con la normativa urbanística, es necesario, entre otras cuestiones, que un técnico competente (un arquitecto), emita un certificado, con firma legitimada notarialmente, que contenga la descripción de la obra nueva.<ejemplo>

Diese Unterschriftslegitimierungen wurden traditionell für handschriftliche Unterschriften auf physischen Dokumenten vorgenommen, d. h. die an der Legitimierung interessierte Person begab sich persönlich in ein Notariat, unterzeichnete das physische Dokument auf Papier vor dem Notar und der Notar legitimierte dann, nachdem er sich ordnungsgemäß identifiziert hatte, seine Unterschrift und bescheinigte damit vor Dritten, dass die Unterschrift auf dem Dokument von dieser bestimmten Person stammt.

Tatsache ist jedoch, dass heutzutage dank der Verbreitung der neuen Technologien die Verwendung elektronischer Dokumente, die elektronisch signiert werden, immer häufiger wird. In diesen Fällen ist es auch oft notwendig, die Echtheit und Wahrhaftigkeit der Unterschrift zu beglaubigen, damit sie gegenüber Dritten (wie z. B. einer öffentlichen Verwaltung oder zur Aufnahme in eine Urkunde usw.) ihre volle Wirkung entfalten kann.

Dieser neue Dienst der notariellen Beglaubigung elektronischer Signaturen entspricht also diesem Bedürfnis von Bürgern und Fachleuten, was in der Praxis für Fachleute im Bereich der Architektur, des Rechts oder der Wirtschaft sehr nützlich sein kann(z. B. zur Legitimierung der elektronischen Unterzeichnung der neuen Satzung eines Unternehmens, der Entlassung oder der Ernennung einer neuen Stelle in einem Unternehmen, die in einer von der zuständigen Stelle ausgestellten Bescheinigung aufgeführt ist, oder im Fall von Architektenbescheinigungen im Bereich des Bauwesens und der Stadtplanung) .

Warum ist die notarielle Beglaubigung von digitalen Signaturen über das Notarportal sinnvoll?

Dank dieses neuen Systems, auf das wir über das Portal des Bürgernotars zugreifen können, kann nun jede Person oder jeder Berufstätige von zu Hause aus, ohne zu reisen oder unnötige Zeit und Geld zu verschwenden, bequem von seinem Computer aus ein elektronisches Dokument mit seiner qualifizierten digitalen Signatur unterzeichnen und unmittelbar danach die Legitimierung durch einen Notar beantragen, die Legitimierung durch einen Notar zu beantragen und damit sicherzustellen, dass das Dokument gegenüber allen Beteiligten voll wirksam ist, und das alles durch ein schnelles und einfaches Verfahren, das unnötige Fahrten zu einem Notariat erspart und somit Zeit und Geld für den betreffenden Bürger oder Berufsangehörigen spart.

Wie wir sehen, handelt es sich hier zweifellos um eine sehr interessante Funktion, die zweifelsohne weit verbreitet sein wird.

Wie kann ich das Verfahren zur notariellen Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur einleiten, die auf einem elektronischen Dokument angebracht ist?

Um den Prozess der notariellen Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die auf einem elektronischen Dokument angebracht ist, in Gang zu setzen, muss der betreffende Bürger oder Berufstätige zunächst im Portal des Bürgernotariats (HIER) registriert sein, der Website, die vom spanischen Notariat eingerichtet wurde, um alle diese neuen telematischen Funktionen des Gesetzes 11/2023 umzusetzen.

Sie können sich anmelden, wenn Sie möchten, HIER finden Sie einen erläuternden Artikel in unserem Blog, in dem wir alle Schritte, die Sie befolgen müssen, ausführlich beschreiben. Es ist auch notwendig, darauf hinzuweisen, dass wir, um diesen ganzen Prozess 100% online durchführen zu können, ein qualifiziertes digitales Zertifikat benötigen, das es uns erlaubt, uns zu identifizieren und Dokumente digital zu unterzeichnen, sowie, falls notwendig, die Auto Firma Software (HIER können Sie sie herunterladen). Weitere Einzelheiten zu diesen technischen Aspekten finden Sie in dem verlinkten Artikel.

Welche rechtlichen Aspekte muss ich im Vorfeld berücksichtigen?

Was die Beglaubigung digitaler Signaturen betrifft, möchte ich nur kurz auf die gesetzliche Regelung verweisen, die im Wesentlichen in Artikel 261 der Notariatsordnung(HIER können Sie sie einsehen) vorgesehen ist, in dem festgelegt ist, dass der Notar anerkannte elektronische Signaturen, die auf Dokumenten in elektronischem Format angebracht sind, beglaubigen kann, so dass diese Beglaubigung elektronischer Signaturen den gleichen Wert hat wie diejenige, die der Notar in Bezug auf Dokumente in Papierform vornimmt.

Die notarielle Beglaubigung elektronischer Signaturen unterliegt in jedem Fall den folgenden Regeln:

• Der Notar identifiziert den Unterzeichner und prüft die Gültigkeit des qualifizierten Zertifikats, auf dem die von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugte elektronische Signatur basiert.
• Der Notar ist Zeuge der Unterzeichnung der Computerdatei, die das Dokument enthält, durch den Unterzeichner.
• Die Beurkundung erfolgt durch ein Dokument in elektronischem Format, das vom Notar mit einer anerkannten elektronischen Signatur erstellt wird.

Wie läuft der Prozess der notariellen Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die auf einem elektronischen Dokument angebracht ist, über das Notarielle Bürgerportal ab?

Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein elektronisches Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur über das Notarielle Bürgerportal beglaubigen zu lassen, sind die wichtigsten Schritte des Prozesses wie folgt, stark zusammengefasst:

1. Zunächst müssen Sie über das Notarielle Bürgerportal Ihre persönlichen Daten verifizieren, um Ihre Identität zu überprüfen. Wenn Sie sich als Berufsangehöriger bewerben (im Falle von Rechtsanwälten und Architekten), führt die NKS eine telematische Überprüfung mit dem entsprechenden Berufsverband durch, um die Richtigkeit Ihrer beruflichen Identität zu überprüfen.
2. Nachdem Sie Ihre persönlichen Daten überprüft haben, müssen Sie das Dokument oder die Dokumente, die Sie unterschreiben möchten, anhängen und validieren.
3. Wenn das Dokument oder die Dokumente überprüft wurden und noch nicht digital signiert sind (was Sie vorher tun können), müssen Sie sie digital signieren (mit der AutoSignature-Anwendung im NCP selbst) und dann zur Beglaubigung an den ausgewählten Notar senden.

Wie beantrage ich die notarielle Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die auf einem elektronischen Dokument angebracht ist?

Um den Prozess der notariellen Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die auf einem elektronischen Dokument angebracht ist, einzuleiten, muss der Bürger oder der Gewerbetreibende mit seinem Benutzernamen auf den NCP zugreifen und, sobald er sich im NCP befindet, den Bereich"Signaturlegitimierung" (linke Seite des Bildschirms) auswählen.

Wenn Sie sich in diesem Bereich befinden, klicken Sie auf die grüne Schaltfläche"Anwendung starten". 

Sobald wir uns in unserer neuen Anwendung befinden, müssen wir alle Schritte des Prozesses befolgen, die sich in die folgenden Hauptpunkte gliedern lassen:

1. Angaben zum Antragsteller
2. Auswahl der Dokumente
3. Unterzeichnung von Dokumenten und Auswahl des Notars
4. Prüfung und Übermittlung des Antrags

Jede dieser Phasen wird im Folgenden beschrieben, damit der Bürger oder Fachmann im Detail weiß, wie er vorgehen muss.

1.- ANGABEN ZUM ANTRAGSTELLER

Auf diesem ersten Bildschirm können wir, wie Sie sehen werden, den Antrag als"Berufstätiger" oder"Privatperson" stellen:

Wenn wir uns für die Bewerbung als"Berufstätiger" entscheiden, erhalten wir Zugang zu einem Dropdown-Menü, in dem wir die Berufsgruppe auswählen müssen, der wir angehören, d. h.:

• Consejo Superior de los Colegios de Arquitectos de España (für Architekten).
• Consejo General de la Abogacía Española (für Rechtsanwälte).

Und nach der Auswahl der Berufsgruppe müssen wir unsere Identität bei der entsprechenden Berufsvereinigung überprüfen, indem wir die grüne Schaltfläche"Identität überprüfen" anklicken, was natürlich nur dann zu einem positiven Ergebnis führt, wenn die betreffende Person zu dieser Berufsgruppe gehört und ordnungsgemäß bei der entsprechenden Berufsvereinigung registriert ist.

Wenn wir hingegen als"Privatperson" einen Antrag stellen, werden standardmäßig unsere persönlichen Daten angezeigt, die wir bei der Registrierung bei der NKS angegeben haben.

Sobald dieser erste Schritt abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche"Weiter" (unten rechts), um mit dem Verfahren fortzufahren.

2.- AUSWAHL DER DOKUMENTE

In dieser zweiten Phase des Verfahrens müssen Sie das Dokument bzw. die Dokumente auswählen, deren elektronische Signatur Sie beglaubigen möchten. Klicken Sie zu diesem Zweck auf dem unten abgebildeten Bildschirm auf die blaue Schaltfläche"Anhängen".

Nach der Auswahl erscheint ein neuer Bildschirm, auf dem wir in einem Dropdown-Menü die Art des Dokuments angeben müssen:

• Oder"Unternehmensbeschlüsse" (für Unternehmensdokumente, in denen Beschlüsse über das Unternehmen gefasst werden).
• Oder die Option"andere Dokumente" für alle anderen Fälle.

Sobald dies geschehen ist, müssen wir auf die Schaltfläche"Auswählen" klicken, um unser Dokument zur Legitimation anzuhängen. Nachdem wir es ausgewählt und hochgeladen haben, müssen wir auf die blaue Schaltfläche"Hinzufügen" klicken, damit das Dokument ordnungsgemäß hochgeladen wird. Schließlich müssen wir nur noch auf die Schaltfläche"Anhängen" klicken, um unser Dokument in das PNC hochzuladen.

Sobald dieser Teil des Verfahrens abgeschlossen ist, kehren wir zum Ausgangsbildschirm von Phase 2 zurück, wo wir das Dokument nur noch validieren müssen, indem wir auf die grüne Schaltfläche"Validieren" klicken.

Wenn der Validierungsprozess abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche"Weiter" (unten rechts), um mit dem Prozess fortzufahren.

3.- UNTERZEICHNUNG VON DOKUMENTEN UND AUSWAHL EINES NOTARS

In dieser dritten Phase des Verfahrens muss unterschieden werden, ob das elektronische Dokument bereits signiert wurde oder nicht:

• Wenn wir den Antrag bereits zuvor auf unserem Computer mit unserem qualifizierten digitalen Zertifikat signiert haben (das von derselben Person stammen muss, die den Antrag über ihren Benutzer stellt), wird dies von der NKS erkannt und im Formular mit einem grünen Häkchen"signiert" angezeigt:

• Wenn das elektronische Dokument jedoch noch nicht signiert ist, erkennt das PNC dies, so dass daneben die grüne Schaltfläche"Signieren" erscheint, die wir auswählen müssen, um das Dokument mit unserem qualifizierten digitalen Zertifikat dank der Anwendung Auto-Signatur, die wir zuvor heruntergeladen haben müssen, digital zu signieren.

Nachdem das Dokument auf eine der beiden Arten unterzeichnet wurde, muss zum Abschluss dieser Phase nur noch der Notar ausgewählt werden, der unsere Unterschrift legitimieren soll:

Und gegebenenfalls auch, um in schriftlicher Form alle Bemerkungen hinzuzufügen, die für den Notar von Interesse sein könnten.

Sobald dieser Schritt abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche"Weiter" (unten rechts), um mit dem Verfahren fortzufahren.

4.- PRÜFUNG UND ÜBERMITTLUNG DES ANTRAGS

In dieser vierten und letzten Phase des Prozesses muss nur noch überprüft werden, ob das ausgewählte Dokument und der gewählte Notar korrekt sind, dann muss man auf die grüne Schaltfläche"Senden" klicken, um den Prozess abzuschließen:

Wenn das Verfahren erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten wir die folgende Erfolgsmeldung sowie eine Bestätigungs-E-Mail an unsere E-Mail-Adresse mit einer spezifischen Anforderungsnummer zur Identifizierung Ihrer Anforderung.

Wie beglaubigt das Notariat Unterschriften?

Sobald Ihr Antrag eingegangen ist, prüft der betreffende Notar, ob der gesamte Vorgang und die Unterschrift korrekt sind, so dass er, wenn dies der Fall ist, die Übertragung des betreffenden Dokuments auf Papier sowie die Legitimierung der angeforderten Unterschrift vornehmen kann.

Nach Abschluss des Verfahrens setzt sich das Notariat mit dem Kunden in Verbindung (per PNC oder per E-Mail), um ihm die Rechnung für die Dienstleistung zu übermitteln und die Übergabe der beglaubigten Urkunde zu vereinbaren, die persönlich im Notariat oder per Post an die angegebene Adresse erfolgen kann.

Welche Vorteile bietet die Beantragung einer qualifizierten Signaturbeglaubigung über das Notarielle Bürgerportal?

Wie wir soeben gesehen haben, ist die Möglichkeit, die notarielle Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die auf einem elektronischen Dokument angebracht ist, zu beantragen, eine sehr nützliche Funktion für Bürger und Fachleute im juristischen, geschäftlichen oder architektonischen Bereich, da jeder, von zu Hause aus, mit seinem Computer, nach einem einfachen Verfahren, ein Dokument digital signieren und dann beantragen kann, dass ein Notar diese Signatur beglaubigt. Also, es:

• Es ist bequem und zeitsparend, da Sie nicht zu einem Notar gehen müssen, um den Antrag zu formalisieren.
• Denn Sie können Ihre elektronische Unterschriftsbeglaubigung bei einem Notar Ihrer Wahl einfach, schnell und unkompliziert abwickeln, so dass Sie beispielsweise den Notar Ihres Vertrauens in Barcelona bitten können, diese Beglaubigung vorzunehmen und sie dann per Post an Ihre Wohnanschrift zu schicken, egal in welcher Stadt sie sich befindet.

Kurz gesagt, wie wir sehen können, wird dieses Online-Verfahren Ihnen viel Zeit ersparen und Ihnen viel mehr Leichtigkeit und Komfort bieten, was angesichts des hektischen Tempos der Arbeit und der Verpflichtungen, die die meisten von uns heutzutage haben, zweifellos eine sehr positive Sache ist.

Ich habe rechtliche Fragen zur Legitimierung von Unterschriften. Wo finde ich relevante Informationen, die mir bei der Lösung dieser Fragen helfen?

Wenn Sie über die Beratung durch Ihren Notar hinaus noch Zweifel haben, was die notarielle Beglaubigung einer Unterschrift ist, wozu sie dient usw., finden Sie HIER den entsprechenden Abschnitt unserer Website, wo Sie viele interessante Informationen über dieses Verfahren finden, die für Sie zweifellos sehr nützlich sein werden, um alles, was Sie bei der notariellen Beglaubigung einer Unterschrift wissen müssen, genau zu kennen.

Wenn ich Probleme mit dem NKP habe, kann ich das Dokument dann persönlich beim Notar unterschreiben?

Das ist natürlich überhaupt kein Problem. Wenn Sie Ihren Antrag bereits begonnen haben, aber aus irgendeinem Grund (z. B. ein technisches Problem mit Ihrem Computer, Ihrem digitalen Zertifikat usw.) den Vorgang nicht abschließen können, können Sie persönlich zu Ihrem örtlichen Notariat gehen, um das Dokument dort zu unterschreiben und die Legitimierung der Unterschrift auf herkömmliche Weise vorzunehmen.

Wie kann ich etwaige Zweifel an diesem Legitimationsverfahren für digitale Signaturen ausräumen?

Natürlich steht Ihnen das Team des Notariats Jesús Benavides zur Verfügung, wenn Sie irgendwelche Fragen zu diesem Verfahren haben. Sie können uns über unsere Website(HIER) kontaktieren, und unsere Fachleute auf diesem Gebiet werden gerne versuchen, Ihnen bei dem gesamten Prozess zu helfen, wenn Sie tatsächlich die Möglichkeit und die Absicht haben, Ihre digitale Unterschrift in unserem Notariat zu legitimieren.