Verfahren per Videoanruf

Wie wir bereits erwähnt haben, ist mit dem Inkrafttreten des Gesetzes 11/2023 (HIER können Sie es nachlesen), endlich die Möglichkeit, öffentliche Dokumente durch ein 100%iges telematisches Verfahren zu unterzeichnen, d.h. ohne einen Notar aufsuchen zu müssen, um die Urkunde, den Vertrag oder die Police vor einem Notar zu formalisieren, je nach den spezifischen Bedürfnissen des Kunden.

Aus diesem Grund und um alle Zweifel über dieses Verfahren auszuräumen, werden wir einen sehr didaktischen und anschaulichen praktischen Leitfaden entwickeln, in dem wir Schritt für Schritt zeigen, wie man ein öffentliches Dokument mit einem Notar per Video signiert.

Wie kann ich den Prozess der Video-Signatur eines öffentlichen Dokuments im Notariellen Bürgerportal starten?

Um den Prozess einzuleiten, der es ermöglicht, ein öffentliches Dokument vor einem Notar in einem reinen Online-Verfahren zu unterzeichnen, muss der Interessent zunächst im Notariellen Bürgerportal (HIER) registriert sein, der Website, die vom spanischen Notariat eingerichtet wurde, um all diese neuen telematischen Funktionen des Gesetzes 11/2023 umzusetzen.

Sie können sich anmelden, wenn Sie möchten, HIER finden Sie einen erläuternden Artikel in unserem Blog, in dem wir alle Schritte, die Sie befolgen müssen, ausführlich beschreiben. Es ist auch notwendig, darauf hinzuweisen, dass wir, um diesen Prozess zu 100% online durchführen zu können, ein qualifiziertes digitales Zertifikat benötigen, das es uns erlaubt, uns zu identifizieren und Dokumente digital zu unterzeichnen, sowie einen Computer mit einer Webcam und die AutoFirma-Software (HIER können Sie sie herunterladen). Weitere Einzelheiten zu diesen technischen Aspekten finden Sie in dem verlinkten Artikel.

Welche Art von Dokumenten kann ich per Video unterschreiben?

Dank des Gesetzes 11/2023 ist es nämlich seit dem 9. November 2023 möglich, bestimmte öffentliche Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, d.h. ohne dass man sich persönlich in ein Notariat begeben muss, um vor dem Notar handschriftlich zu unterschreiben. 

Wie bereits erwähnt, wird es von nun an möglich sein, bestimmte öffentliche Dokumente online zu unterzeichnen, und zwar über ein Videokonferenzsystem mit dem Notar und eine elektronische Signatur (mittels eines digitalen Zertifikats). 

Wie bereits erwähnt, erstreckt sich diese neue Möglichkeit jedoch nicht auf alle Arten von öffentlichen Urkunden, sondern das Gesetz beschränkt diese Möglichkeit vorerst auf bestimmte spezifische Rechtsakte und Transaktionen, die im Folgenden aufgeführt sind:

• Geschäftspolicen (in diesem Fall, um das Verfahren zu vereinfachen, legt das Gesetz selbst fest, dass die Tatsache, dass die Bank die Police an das notarielle elektronische Büro zur Unterzeichnung durch den Schuldner sendet, bereits ihre Zustimmung und Annahme des Darlehens oder des Kreditgeschäfts impliziert, das formalisiert wird, dh ohne dass es ausdrücklich unterzeichnet werden muss, wie es der Schuldner tun muss), sofern im Wortlaut der Richtlinie nichts anderes bestimmt ist).
• Die Gründung von Gesellschaften, Ernennungen und kaufmännische Vollmachten aller Art, die im Handelsrecht vorgesehen sind, sowie die Erteilung anderer gesellschaftsrechtlicher Handlungen (vorausgesetzt, dass sie Einlagen der Gesellschafter in das Stammkapital enthalten, sind sie monetär).
• Die Befugnisse zur prozessualen Vertretung (die sogenannten Vollmachten für Gerichtsverfahren, die wir benötigen, wenn wir uns einem Prozess stellen müssen und einen Anwalt und Anwalt beauftragen müssen), für Maßnahmen vor öffentlichen Verwaltungen sowie Wahlbefugnisse und Vollmachten für bestimmte Handlungen. Es wird jedoch nicht möglich sein, allgemeine oder präventive Vollmachten per Videokonferenz zu bevollmächtigen.
• Der Widerruf von Voll machten (mit Ausnahme der allgemeinen Vorsorgevollmacht).
• Zahlungsbriefe und Sicherheitenstornierungen (z. B. eine Hypothekenstornierung).
• Das Protokoll der Generalversammlung und das Protokoll der Referenz im engeren Sinne (oder der Manifestationen).
• Die Zeugnisse der Legitimation von Unterschriften.
• Testamente in einer Situation, in der eine Epidemie erklärt wurde (für die Dauer der Haftverpflichtung).
• Erklärungen zum Neubau ohne Erlöschen des Wohnungseigentums und ohne Zuweisung des Eigentums sowie die Teilung des horizontalen Eigentums.
• Schlichtung (es sei denn, der Notar hält die physische Anwesenheit für den erfolgreichen Abschluss des Falles für wünschenswert).
• Diejenigen Rechtsakte und Transaktionen, für die sie ihrem Wesen nach durch Verordnung festgelegt ist.

Wie kann ich im Notariellen Bürgerportal einen Antrag auf Unterzeichnung eines öffentlichen Dokuments durch einen Notar stellen?

Wie bei allem im Leben gibt es keinen Zweifel, dass es nichts Besseres gibt als ein praktisches Beispiel, um zu verstehen, wie man ein öffentliches Dokument per Video signiert.

<ejemplo>Así pues, supongamos que Juan, un ciudadano español, quiere invitar a su casa, a su sobrina Amina, de nacionalidad marroquí y licenciada en Medicina, para cursar un Master en Salud Pública en la Universidad de Barcelona, con una duración de 9 meses.<ejemplo>

<ejemplo>Amina ha comenzado a cursar la autorización administrativa correspondiente para obtener el Permiso de estudio necesario para poder permanecer, de forma legal, en España, este plazo de 9 meses en los cuales cursará su Master.<ejemplo>

<ejemplo>Según le han requerido las autoridades españolas, Amina necesita un acta de manifestaciones, autorizada ante Notario, en la que su tío Juan, que es la persona que la acogerá estos 9 meses, manifieste que asume las responsabilidades económicas, de alojamiento y manutención de su sobrina Amina, manifestando que cuenta con los medios económicos suficientes para hacerse cargo de la misma durante este plazo de tiempo.<ejemplo>

Wenn Juan also diese notarielle Urkunde per Video unterzeichnen möchte, muss er zunächst das Notarportal aufrufen und im NCP die Option"Urkunden" (oben links) und darin die Option"Demonstrationsurkunden" wählen:

Wählen Sie in diesem Abschnitt die Option"Anwendung starten" (grüne Schaltfläche), um den Vorgang zu starten:

So erscheint zunächst ein Bildschirm mit den Beteiligten, d.h. der Person oder den Personen, die die notarielle Urkunde unterzeichnen werden. 

Hier werden standardmäßig die persönlichen Daten des Benutzers angezeigt, der das Verfahren im Notarportal durchführt, so dass man, wenn alles korrekt ist (und nur diese Person die notarielle Urkunde unterzeichnen soll), einfach die grüne Schaltfläche"Weiter" anklicken muss, um mit dem Verfahren fortzufahren:

Auf dem zweiten Bildschirm des Verfahrens ermöglicht es uns das System, ein Dokument hinzuzufügen, in dem wir zum Beispiel den Inhalt aller Erklärungen, die wir in unsere notarielle Urkunde aufnehmen wollen, detailliert angeben können.

Sobald das Dokument hinzugefügt wurde, klicken Sie einfach auf die grüne Schaltfläche"Weiter", um den Vorgang fortzusetzen:

Auf dem dritten Bildschirm des Verfahrens müssen wir den Notar auswählen, bei dem wir unsere Manifestationserklärung unterzeichnen möchten:

Gegebenenfalls haben wir auch die Möglichkeit, Bemerkungen für den Notar hinzuzufügen (z. B. Einzelheiten, die er bei der Abfassung unseres Dokuments berücksichtigen soll, Wünsche für den Tag und die Uhrzeit der Unterzeichnung, Zweifel usw.).

Auch hier müssen wir die Option"Videokonferenz" wählen, wenn wir unsere notarielle Urkunde wirklich online unterzeichnen wollen, wie es hier der Fall ist.

Wenn diese Schritte abgeschlossen sind, klicken Sie einfach auf die grüne Schaltfläche"Weiter", um mit dem Verfahren fortzufahren:

In dieser letzten Phase unseres Antrags, die dem Abschnitt"Bestätigung und Versand" entspricht, erscheint eine Zusammenfassung unseres Antrags mit allen darin enthaltenen Daten (Beteiligte, hinzugefügte Dokumente, gewählter Notar usw.).

Wenn also alles korrekt ist, akzeptieren Sie einfach die "Privacy Policy" der NKS und schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf die grüne Schaltfläche"Submit Request" klicken:

‍

Wenn der Vorgang korrekt ausgeführt wurde, erscheint die folgende Meldung:

Von hier aus nimmt der ausgewählte Notar Ihren Antrag entgegen, um sich nach dessen Prüfung mit Ihnen in Verbindung zu setzen (telefonisch, per E-Mail usw.), um die Einzelheiten Ihres Antrags in Erfahrung zu bringen und daraufhin den Entwurf Ihres notariellen Erklärungsprotokolls zu erstellen (das Ihnen gegebenenfalls auch per E-Mail zugesandt wird, damit Sie es überprüfen können).

Wenn also alles in Ordnung ist, müssen Sie nur noch mit Ihrem Notar den Tag und die Uhrzeit für die Videounterzeichnung Ihrer Urkunde vereinbaren, damit das Notariat nach der Terminvereinbarung über Ihren Nutzer des Notariellen Bürgerportals einen Termin für die von Ihnen benötigte Videounterzeichnung festlegen kann.

Welche vorbereitenden Schritte muss ich unternehmen, bevor ich mein öffentliches Dokument über das Notarielle Bürgerportal unterzeichnen kann?

In unserem Beispiel müssen wir, bevor wir unsere notarielle Urkunde (oder jedes andere öffentliche Dokument, das wir benötigen) per Video unterschreiben können, einen vorherigen Schritt durchführen, nämlich die Validierung unseres elektronischen Zertifikats. 

Zu diesem Zweck müssen Sie nach dem Aufrufen des PNC die Option"ELEKTRONISCHE ZERTIFIKATE" (blaue Schaltfläche unten links auf dem Startbildschirm) und darin die Option"Elektronische Zertifikate validieren" auswählen:

Innerhalb dieser Option müssen wir den Abschnitt"Zertifikat eines Dritten validieren" auswählen:

In dieser Option müssen wir also die grüne Schaltfläche"Validierung starten" anklicken:

Nun erscheint der folgende Bildschirm, auf dem Sie auf die Schaltfläche"Öffnen" klicken müssen, um auf die Anwendung AutoSignature zuzugreifen (mit der Sie Ihre notarielle Urkunde am Ende des Vorgangs elektronisch unterzeichnen können).

Daraufhin wird der folgende Bildschirm mit dem zu validierenden digitalen Zertifikat angezeigt, das ausgewählt werden muss, um es korrekt zu validieren:

Wenn der Vorgang korrekt ausgeführt wurde, erscheint schließlich die folgende Bestätigungsmeldung:

Wie sieht der Vorgang der Video-Signatur meines öffentlichen Dokuments aus?

Am vereinbarten Datum und zur vereinbarten Uhrzeit greift der Notar mit seinem Benutzer auf das Notarielle Bürgerportal zu und ruft den geplanten Termin auf, so dass die Videokonferenz beginnt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt:

Der Interessent muss einige Minuten vor dem vereinbarten Termin auf seinen Benutzer des Notariatsportals zugreifen und die Rubrik"MEINE TERMINE" auswählen, wo der Termin für die Videounterzeichnung seiner Erklärung festgelegt wird:

In unserem Fall simulieren wir zum Beispiel die Unterzeichnung des Protokolls der Demonstrationen am 9. Januar um 11 Uhr morgens.

Daher muss der Interessent um 11.00 Uhr die blaue Schaltfläche"Videokonferenz" anwählen, so dass nach der Genehmigung durch den Notar beide Parteien per Videoanruf verbunden werden:

Bei diesem Akt bestätigt der Notar zunächst die Identität der erschienenen Person und zeigt dann das zu unterzeichnende öffentliche Dokument auf dem Bildschirm an, um es dem Klienten vollständig vorzulesen:

Nachdem das Dokument gelesen und alle Zweifel und Fragen des Klienten geklärt wurden, wenn alles korrekt ist und der Interessent das Dokument unterzeichnen möchte, beginnt der Unterzeichnungsprozess, bei dem der Notar das Signaturgerät aktiviert, so dass der Klient das Dokument mit seinem qualifizierten digitalen Zertifikat digital unterzeichnen kann, woraufhin der Notar es ebenfalls mit seinem entsprechenden digitalen Zertifikat signiert und somit das betreffende öffentliche Dokument ordnungsgemäß genehmigt und autorisiert.

Wie erhalte ich eine Kopie meines öffentlichen Dokuments?

So können Sie beispielsweise eine Kopie Ihrer öffentlichen Urkunde auf die für Sie am besten geeignete Weise erhalten:

• Sie können Ihre beglaubigte Kopie auch persönlich im Notariat abholen.
• Sie können beantragen, dass Ihnen eine autorisierte Kopie per Post nach Hause geschickt wird (natürlich auf Ihre eigenen Kosten).
• Gegebenenfalls können Sie Ihre beglaubigte Kopie auch in elektronischer Form erhalten. In diesem Fall sendet Ihnen das Notariat ein Dokument mit einem sicheren Verifizierungscode (oder CSV).
• In diesem Fall senden wir Ihnen vom Notariat aus eine E-Mail mit einer angehängten PDF-Datei, in der Sie die CSV-Datei Ihrer elektronisch autorisierten Kopie finden, die Sie über den NCP selbst überprüfen können (und somit jederzeit auf das Dokument zugreifen können) (HIER).

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, wird Ihnen das Notariat, sobald Sie die Kopie erhalten haben, die Rechnung für den gesamten Vorgang zusenden, so dass Sie die fälligen Notargebühren bezahlen können (entweder direkt im Notariat oder per Banküberweisung).

Kann ich meine öffentliche Urkunde bei einem Notar meiner Wahl per Video unterschreiben?

So können Sie beispielsweise, wenn Sie in einer kleinen Stadt leben, in der es keinen Notar gibt, Ihr Dokument bei einem Notar Ihrer Wahl in Barcelona per Video unterschreiben, ohne dafür anreisen zu müssen, mit allen damit verbundenen Vorteilen und Einsparungen an Zeit und Geld.

Wie wir sehen, bedeutet diese neue Art der Unterzeichnung von öffentlichen Dokumenten eine Steigerung des Wettbewerbs im Notariatssektor, was zweifellos zur Verbesserung der Dienstleistungen für alle Bürger beitragen wird, mit den offensichtlichen Vorteilen, die dies für die Gesellschaft insgesamt mit sich bringt.

Welche Vorteile bietet die Online-Videosignatur einer öffentlichen Urkunde über das Notarielle Bürgerportal?

Wie wir soeben gesehen haben, ist die Möglichkeit, ein öffentliches Dokument zu 100 % online zu unterzeichnen, eine sehr nützliche Alternative für jeden Bürger, da jede Person von zu Hause aus, mit ihrem Computer, nach einem einfachen Verfahren, bestimmte öffentliche Dokumente unterzeichnen kann, was sehr nützlich sein kann:

• Es ist bequem und zeitsparend, da Sie unnötige Fahrten zum Notariat vermeiden und Ihre Zeit und Ihr Geld für andere, gewinnbringendere Aufgaben verwenden können.
• Denn Sie können Ihre notarielle Urkunde bei einem Notar Ihrer Wahl leicht, schnell und einfach beurkunden, so dass Sie beispielsweise, wenn sich der Notar Ihres Vertrauens in Barcelona befindet, Sie aber in Madrid wohnen, online bei diesem Notar in Barcelona unterschreiben können, ohne dass Sie eine Reise antreten müssen (mit der damit verbundenen Zeit- und Geldersparnis).
• Denn dank dieses Kanals können Sie bei Bedarf eine Videokonsultation mit dem Notar Ihres Vertrauens durchführen, um alle Zweifel und Bedenken, die Sie in dieser Hinsicht haben, zu klären, so dass Sie Ihr notarielles Dokument auf viel informiertere Weise unterzeichnen können.
• Denn dank dieses Verfahrens können Sie den Entwurf Ihrer öffentlichen Urkunde zu Hause erhalten, um ihn in Ruhe und ohne Eile eingehend zu prüfen, wie, wann und mit wem Sie wollen.

Kurz gesagt, wie wir sehen können, wird dieses Online-Verfahren Ihnen eine Menge Zeit sparen und Ihnen viel mehr Leichtigkeit und Bequemlichkeit bieten, so dass es in dieser Hinsicht zweifellos viele Vorteile gibt.

Kann ich ein öffentliches Dokument per Video signieren, ohne das Formular über das Notarielle Bürgerportal zu senden?

Damit gibt es natürlich kein Problem. 

Wenn Sie sich über den Ablauf und die gesammelten Informationen im Klaren sind und mit der Funktionsweise der Videounterschrift im Notariellen Bürgerportal vertraut sind, können Sie Ihr Notariat auf beliebigem Wege (z. B. per E-Mail) kontaktieren, ihm alle Unterlagen und Informationen zur Vorbereitung des Entwurfs Ihres Dokuments übermitteln, so dass das Notariat, sobald alles fertig ist, einfach einen Termin für die Videounterschrift erstellt, an den Sie sich anschließen müssen, um Ihr öffentliches Dokument zu unterzeichnen, ohne Zeit mit dem Ausfüllen aller Felder des von der NKS bereitgestellten Formulars zu verlieren.

Wie kann ich etwaige Zweifel an diesem Videosignaturverfahren ausräumen?

Natürlich steht Ihnen das Team des Notariats Jesús Benavides zur Verfügung, wenn Sie irgendwelche Fragen zu diesem Prozess haben. Sie können sich über unsere Website(HIER) mit uns in Verbindung setzen, und unsere Fachleute werden gerne versuchen, Ihnen bei dem gesamten Prozess zu helfen, wenn Sie tatsächlich die Möglichkeit und die Absicht haben, Ihre neue SL in unserem Notariat zu gründen.