Trámites por videollamada

Como ya hemos avanzado, con la entrada en vigor de la Ley 11/2023 (AQUÍ puede consultar la misma), por fin, es una realidad la posibilidad de firmar documentos públicos a través de un proceso 100% telemático, esto es, sin tener que desplazarse físicamente ante un Notario para formalizar la escritura, acta o póliza intervenida ante Notario, según las necesidades concretas del cliente.

A la vista de ello, y para despejar dudas sobre este proceso, a continuación, vamos a desarrollar una guía práctica muy didáctica e ilustrativa, donde vamos a poder ver, paso a paso, cómo se videofirma un documento público con un Notario.

¿Cómo puedo iniciar el proceso para videofirmar un documento público en el Portal Notarial del Ciudadano?

Para poder iniciar el proceso que nos permitirá firmar un documento público ante Notario a través de un procedimiento íntegramente online, lo primero de todo que deberemos tener en cuenta es que, para que ello sea posible, el interesado deberá estar registrado en el Portal Notarial del Ciudadano (AQUÍ), que es la página web creada por el Notariado español para instrumentar todas estas novedades telemáticas de la Ley 11/2023.

Para registrarse, si lo desea, AQUÍ puede encontrar un artículo explicativo en nuestro blog, donde le detallamos todos los pasos que tiene que seguir. Asimismo, es necesario indicar que, para poder realizar todo este proceso de forma 100% online, vamos a necesitar un certificado digital cualificado que nos permita identificarnos y firmar digitalmente documentos, así como un ordenador con actualizado, con webcam, y que disponga del software de AutoFirma (AQUÍ lo puede descargar). En todo caso, para conocer más detalle sobre estos aspectos técnicos, en el artículo enlazado los podrá encontrar.

¿Qué clase de documentos podré videofirmar?

En efecto, gracias a la Ley 11/2023, desde el pasado día 9 de noviembre de 2023, es posible firmar determinados documentos públicos de forma telemática, esto es, sin necesidad de acudir físicamente a una Notaría a firmar de forma presencial y manuscrita ante el Notario. 

A partir de ahora, como comentamos, será posible firmar determinados documentos públicos de forma online, a través de un sistema de videoconferencia con el Notario y firma electrónica (mediante certificado digital). 

No obstante, como se indica, esta nueva posibilidad no se extiende a toda clase de documentos públicos, sino que, por el momento, la ley restringe esta posibilidad a determinados actos y negocios jurídicos concretos, que a continuación se detallan:

• Las pólizas mercantiles (en este caso, para simplificar el trámite, la propia ley determina que, el hecho de que el banco remita la póliza a la sede electrónica notarial para su firma por parte del deudor, ello implica ya su consentimiento y aceptación a la operación de préstamo o crédito que se formaliza, esto es, sin necesidad de que la firme expresamente como ha de hacer el deudor, salvo que en el texto de la póliza se dispusiere lo contrario).
• La constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles de toda clase previstos en la legislación mercantil, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario (siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias).
• Los poderes de representación procesal (los conocidos como poderes para pleitos que vamos a necesitar cuando debamos afrontar un juicio y necesitemos contratar un abogado y procurador), para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No obstante, no será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos.
• La revocación de poderes (excepto los generales preventivos).
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías (como por ejemplo, una cancelación de hipoteca).
• Las actas de junta general y las actas de referencia en sentido estricto (o de manifestaciones).
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Los testamentos en situación de epidemia declarada (mientras dure la obligación de confinamiento).
• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
• La conciliación (salvo que el notario considere conveniente la presencia física para el buen fin del expediente).
• Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

¿Cómo puedo generar una solicitud en el Portal Notarial del Ciudadano para firmar un documento público con un Notario?

Como todo en esta vida, sin duda, nada mejor que un ejemplo práctico para entender cómo se puede videofirmar un documento público.

<ejemplo>Así pues, supongamos que Juan, un ciudadano español, quiere invitar a su casa, a su sobrina Amina, de nacionalidad marroquí y licenciada en Medicina, para cursar un Master en Salud Pública en la Universidad de Barcelona, con una duración de 9 meses.<ejemplo>

<ejemplo>Amina ha comenzado a cursar la autorización administrativa correspondiente para obtener el Permiso de estudio necesario para poder permanecer, de forma legal, en España, este plazo de 9 meses en los cuales cursará su Master.<ejemplo>

<ejemplo>Según le han requerido las autoridades españolas, Amina necesita un acta de manifestaciones, autorizada ante Notario, en la que su tío Juan, que es la persona que la acogerá estos 9 meses, manifieste que asume las responsabilidades económicas, de alojamiento y manutención de su sobrina Amina, manifestando que cuenta con los medios económicos suficientes para hacerse cargo de la misma durante este plazo de tiempo.<ejemplo>

Así pues, si Juan quiere videofirmar este acta notarial de forma telemática, lo primero que deberá hacer es acceder al Portal Notarial del Ciudadano, y una vez dentro del PNC, seleccionar la opción de “Actas” (arriba a la izquierda) y, dentro de la misma, la opción de “Actas de manifestación”:

Y, dentro de dicho apartado, seleccionar la opción de “Iniciar solicitud” (botón verde), para así dar comienzo al trámite:

Así pues, en primer lugar, nos aparecerá una pantalla correspondiente a los intervinientes, esto es, la persona o personas que firmarán el acta notarial. 

Aquí, por defecto, nos aparecerán los datos personales del usuario que está realizando la gestión en el Portal Notarial del Ciudadano, de modo que, si todo es correcto (y solo esa persona debe firmar el acta notarial), simplemente deberemos seleccionar el botón verde de “Siguiente” para continuar con el trámite:

En la segunda pantalla del trámite, el sistema nos permitirá, en su caso, añadir un documento, en el cual, por ejemplo, podemos detallar el contenido de todas las manifestaciones que queremos incluir en nuestra acta notarial.

Una vez añadido el documento, simplemente deberemos seleccionar el botón verde de “Siguiente” para continuar con el trámite:

En la tercera pantalla del trámite, deberemos seleccionar el Notario con el que queremos firmar nuestra acta de manifestaciones:

Y, asimismo, en su caso, tendremos la oportunidad de añadir observaciones para el Notario (como detalles que queremos que tenga en cuenta al redactar nuestro documento, preferencias para el día y hora de firma, dudas, etc.).

Aquí también, deberemos seleccionar la opción de “Videoconferencia” si efectivamente queremos firmar nuestra acta notarial de forma online, como es el caso.

Finalizados estos pasos, simplemente deberemos seleccionar el botón verde de “Siguiente” para continuar con el trámite:

En esta última fase de nuestra solicitud, correspondiente al apartado de “Confirmación y envío” nos aparecerá un resumen de nuestra petición con todos los datos incluidos (intervinientes, documentos añadidos, Notario seleccionado, etc.).

Así pues, si todo es correcto, simplemente deberemos aceptar la “Política de Privacidad” del PNC y finalizar el trámite seleccionando el botón verde de “Enviar solicitud”:

‍

De modo que, si el proceso se ha realizado correctamente, nos aparecerá el siguiente mensaje:

A partir de aquí, el Notario seleccionado recibirá tu solicitud, de tal forma que, una vez comprobada la misma, contactará contigo (por teléfono, vía Email, etc.) para conocer los detalles de tu petición y, a la vista de la misma, preparar el borrador de tu acta notarial de manifestaciones (el cual, en su caso, también te enviará por Email para que lo puedas revisar).

Así pues, si todo es correcto, sólo quedará que concretéis con tu Notario el día y hora en que deseas videofirmar tu acta de manifestaciones, de modo que, una vez cerrada la cita, la Notaría, a través de su usuario del Portal Notarial del Ciudadano, agendará una cita para el acto de videofirma que necesitas.

¿Qué trámite previo deberé realizar antes de poder firmar mi documento público a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Siguiendo nuestro ejemplo, antes de poder videofirmar nuestra acta notarial (o cualquier otro documento público que necesitemos), deberemos realizar un trámite previo, esto es, validar nuestro certificado electrónico. 

A tal efecto, una vez accedido al PNC, deberemos seleccionar la opción de “CERTIFICADO ELECTRÓNICO” (botón azul que aparece en la parte inferior izquierda de la pantalla de inicio) y, dentro de la misma, la opción de “Validar certificados electrónicos”:

Dentro de esta opción, deberemos seleccionar el apartado de “Validar certificado de terceros”:

De tal forma que, una vez dentro de esta opción, deberemos seleccionar el botón verde de “Comenzar validación”:

En ese momento, nos aparecerá la siguiente pantalla, donde deberemos pulsar el botón de “Abrir”, para permitir el acceso a la aplicación de AutoFirma (que es la que nos permitirá firmar electrónicamente nuestro documento notarial al final del trámite).

De tal forma que, acto seguido, nos aparecerá la siguiente pantalla, donde se mostrará el certificado digital a validar, el cual deberemos seleccionar para que se pueda validar correctamente:

Finalmente, si el trámite se ha realizado correctamente, nos aparecerá el siguiente mensaje de confirmación:

¿Cómo será el acto de videofirma de mi documento público?

Llegado el día y hora acordados, el Notario accederá con su usuario al Portal Notarial del Ciudadano, y accederá a la cita agendada, de modo que dará inicio a la videoconferencia, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

Por su parte, el interesado, con unos minutos de antelación a la hora acordada, deberá acceder a su usuario del Portal Notarial del Ciudadano, y seleccionar el apartado de “MIS CITAS”, donde le aparecerá agendada la cita para videofirmar su acta de manifestaciones:

En nuestro caso, por ejemplo, simularemos la firma del acta de manifestaciones para el día 9 de enero, a las 11 horas.

Así pues, llegadas las 11.00 horas, el interesado deberá seleccionar el botón azul de “Videoconferencia”, de modo que, una vez que el Notario le autorice, ambos se conectarán a través de una videollamada:

En este acto, el Notario, en primer lugar, confirmará la identidad del compareciente, tras lo cual, procederá a compartir en pantalla el documento público a firmar, a los efectos de proceder a su completa lectura ante el cliente:

Finalizada la lectura del documento y resueltas todas las dudas y consultas del cliente, si todo es correcto y el interesado desea firmar el mismo, se iniciará el proceso de firma, donde el Notario habilitará el dispositivo de firma, de modo que el cliente procederá a firmar digitalmente el documento, con su certificado digital cualificado, tras lo cual, el Notario también lo firmará con su certificado digital correspondiente, quedando así debidamente otorgado y autorizado el documento público en cuestión, tras lo cual, se dará por finalizada la videoconferencia.

¿Cómo recibiré la copia de mi documento público?

La obtención de la copia de tu documento público se realizará del modo que más te interese, de modo que, por ejemplo:

• Puedes optar por recoger físicamente tu copia autorizada en el despacho notarial.
• Puedes solicitar que se te remita tu copia autorizada a tu domicilio, mediante envío por correo (abonando el coste que ello suponga, claro está).
• O, en su caso, puedes optar por recibir tu copia autorizada en formato electrónico, en cuyo caso, desde la Notaría te remitiremos un documento con un Código Seguro de Verificación (o CSV).
• En este caso, desde la Notaría, te enviaremos a tu Email un correo con un PDF adjunto como el que sigue, donde constará el CSV de tu copia autorizada electrónica, el cual podrás verificar (y por lo tanto acceder al documento cuando desees) a través del propio PNC (AQUÍ).

En cualquier caso, elijas la modalidad que sea, una vez gestionada la obtención de la copia, desde la Notaría se te remitirá la factura de todo el trámite, para que puedas proceder al pago de los Aranceles notariales devengados (ya sea para que los puedas pagar físicamente en el propio despacho notarial o a través de una transferencia bancaria).

¿Puedo videofirmar mi documento público con el Notario que yo quiera?

En efecto, tienes toda la libertad del mundo para videofirmar, a través del Portal Notarial del Ciudadano, tus documentos públicos con el Notario que tu quieras, de modo que, por ejemplo, si vives en un pequeño pueblo donde no hay Notario, puedes videofirmar tu documento con un Notario de Barcelona de tu confianza, sin necesidad de desplazarte, con todas las comodidades y ahorro de tiempo y dinero que ello supone.

Como vemos pues, esta nueva vía para firmar documentos públicos supone un incremento del grado de competencia en el sector notarial, lo cual sin duda contribuirá a mejorar el servicio que prestamos a todos los ciudadanos, con los evidentes beneficios que ello supone para el conjunto de la sociedad.

¿Qué ventajas tiene videofirmar un documento público de forma online a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Como acabamos de ver, la posibilidad de firmar 100% online un documento público es una alternativa muy útil para cualquier ciudadano, pues cualquier persona, desde su casa, con su ordenador, siguiendo un sencillo procedimiento, puede firmar determinados documentos públicos, cosa que:

• Supone una comodidad y ahorro de tiempo, pues evitarás desplazamientos innecesarios al despacho del Notario, pudiendo dedicar tu tiempo y dinero a otros menesteres más provechosos.
• Porque puedes formalizar tu documento notarial con el Notario que tu quieras, de forma fácil, rápida y sencilla, de modo que, por ejemplo, si tu Notario de confianza es de Barcelona, pero tu eres resides en Madrid, podrás firmar online con ese Notario de Barcelona sin necesidad de desplazarte (con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero que ello puede suponer).
• Porque gracias a esta vía, si lo necesitas, puedes hacer una videoconsulta con tu Notario de confianza para resolver todas las dudas e inquietudes que tengas al respecto, cosa que te permitirá firmar tu documento notarial de un modo mucho más informado.
• Porque gracias a este proceso, podrás recibir en tu casa el borrador de tu documento público, para poderlo revisar en profundidad, con calma y sin prisas, cómo, cuándo y con quién tu quieras.

En definitiva, como vemos, este proceso online te ahorrará mucho tiempo y te dará muchas más facilidades y comodidad, de modo que, sin duda, todo son ventajas al respecto.

¿Puedo videofirmar un documento público sin enviar el formulario a través del Portal Notarial del Ciudadano?

Por supuesto, no hay ningún problema con ello. 

Si tienes claro el proceso, toda la información recopilada y estás familiarizado con el funcionamiento de la videofirma en el Portal Notarial del Ciudadano, puedes contactar con tu Notaría de confianza por cualquier vía (por ejemplo, Email), remitirles toda la documentación e información necesaria para preparar el borrador de tu documento, de modo que, una vez que todo esté listo, la Notaría simplemente cree una cita de videofirma a la que deberás conectarte para firmar tu documento público, sin necesidad de perder el tiempo cumplimentando todos los campos del formulario que prevé el PNC.

¿Cómo puedo resolver las dudas que tenga sobre este proceso de videofirma?

Por supuesto, si tienes dudas sobre este proceso, el equipo de Notaría Jesús Benavides queda a tu entera disposición para resolverlas. Puedes contactar con nosotros a través de nuestra web (AQUÍ) y, gustosamente, nuestros especialistas en la materia tratarán de ayudarte con todo el proceso, si efectivamente tienes posibilidad e intención de constituir tu nueva SL en nuestra Notaría.