Die "Haager" Apostille. Was ist das und wofür ist es gedacht?

Im Alltag eines Notariats in einer kosmopolitischen Großstadt wie Barcelona und insbesondere unter Berücksichtigung des Phänomens der Globalisierung, das wir in den letzten Jahrzehnten erlebt haben, kommt es immer häufiger vor, dass notarielle Urkunden im Ausland wirksam werden müssen, d.h. im Ausland:

• Oder in Spanien unterzeichnete öffentliche Urkunden müssen in einem Drittland wirksam sein.
• Oder in den Fällen, in denen im Ausland unterzeichnete öffentliche Urkunden in Spanien wirksam sein müssen.

Damit dies möglich ist, müssen die Beteiligten in diesen Fällen die so genannte "Haager Apostille" beantragen, ein Verfahren, das wir im Folgenden erläutern wollen, damit es allen Beteiligten bekannt ist.

Was ist die "Haager" Apostille?

Die "Apostille" ist ein Verfahren, das es ermöglicht, die Echtheit einer notariellen Urkunde in einem anderen Staat als dem, in dem sie ausgestellt oder genehmigt wurde, zu gewährleisten und so ihre Anerkennung in einem Drittstaat zu erleichtern und somit dazu beizutragen, dass die Urkunde gegebenenfalls in einem anderen Land als dem, in dem sie erstellt wurde, wirksam wird.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si María, que vive en Barcelona, tiene que conceder un poder especial a su hermana Mercedes, que vive en Argentina, para que esta, en su nombre y representación, pueda vender una finca radicada en Buenos Aires, propiedad de María, para que el poder que María otorga en España ante un Notario español pueda surtir efectos en Argentina, será necesario gestionar la Apostilla de dicho poder, para que así sea reconocido como válido y eficaz en Argentina, y Mercedes pueda así realizar correctamente ese trámite en nombre de su hermana María, que vive en Barcelona y que, lógicamente, dada la distancia, no se puede desplazar hasta Buenos Aires a realizar expresamente este trámite.<ejemplo>

Mit dem Verfahren der Apostille kann also insbesondere die Echtheit der Unterschrift des Beamten, der die betreffende öffentliche Urkunde genehmigt oder ausgestellt hat, sowie die Eigenschaft, in der er gehandelt hat, bestätigt werden.

Warum ist die Apostille nützlich?

Natürlich hat jedes Land mit seinem eigenen Rechtssystem, seinen eigenen Rechtsvorschriften, Behörden und Formalitäten seine eigenen Besonderheiten, die für andere Länder völlig anders und unbekannt sind.

Die Behörden eines Landes kennen natürlich am ehesten die Rechtsordnung und die Formalitäten dieses Landes, nicht aber die der anderen Länder der Welt, so dass die Behörde oder der Beamte, die bzw. der die öffentliche Urkunde in einem anderen Land entgegennimmt, bei der Vorlage einer in einem anderen Land zugelassenen öffentlichen Urkunde nicht überprüfen kann, ob diese Urkunde wirklich echt ist, da sie die Rechtsordnung und die Formalitäten des Landes, in dem sie erstellt wurde, nicht kennt.

<ejemplo>Siguiendo nuestro ejemplo, el Notario de Argentina que ha de formalizar la compraventa de esa finca en Buenos Aires, como es lógico, conoce el derecho argentino, pero no el español, de modo que, cuando se le presente la escritura de poder especial autorizada por un Notario de Barcelona, no tendrá la capacidad de verificar si ese documento es auténtico, o no.<ejemplo>

Um dieses Problem zu lösen, wurde traditionell das so genannte"diplomatische Legalisierungsverfahren" angewandt, d.h. ein Verfahren, das in dem Land, in dem das Dokument genehmigt wird, vor der Botschaft des Bestimmungslandes durchgeführt wird, wobei die diplomatischen oder konsularischen Beamten des Bestimmungslandes aufgrund ihrer Kenntnis der Rechtsordnung des Staates, in dem sie ihre Mission erfüllen, die Echtheit der Unterschrift und die Qualität der Unterschriftsberechtigung des betreffenden Dokuments bescheinigen, so dass das Dokument seine Wirkung im Bestimmungsland entfalten kann.

<ejemplo>Así pues, siguiendo nuestro ejemplo, tradicionalmente, si María necesitaba ese poder especial otorgado en España para surtir efectos en Argentina, hubiera tenido que acudir a la embajada argentina en Madrid o a un consulado de su país en España, para que los funcionarios diplomáticos o consulares argentinos, a la vista de su conocimiento del ordenamiento jurídico español, certificaran la autenticidad de ese poder otorgado en España, dándole así la fuerza necesaria para desplegar sus efectos en Argentina.<ejemplo>

Wie man sieht, ist dieses Verfahren umständlich und langwierig (da die Legalisierung des Dokuments, je nach Auslastung der betreffenden Botschaft oder des Konsulats, Wochen oder Monate dauern kann), was den Fluss der internationalen rechtlichen und wirtschaftlichen Beziehungen behindert. Um diese Angelegenheit zu beschleunigen, haben viele Staaten vor einigen Jahrzehnten auf der Grundlage des Prinzips der Gegenseitigkeit beschlossen, einen viel einfacheren und schnelleren Mechanismus zur gegenseitigen Anerkennung der Echtheit von öffentlichen Dokumenten, die von ihren jeweiligen Behörden oder Beamten autorisiert wurden, einzuführen, nämlich die so genannte "Haager Apostille", die, wie wir sehen werden, diese Anerkennung auf viel einfachere und schnellere Weise ermöglicht.

Woher kommt die "Haager" Apostille?

Die "Haager" Apostille geht auf einen internationalen Vertrag zurück, nämlich das"Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation".

Aufgrund dieser Regel des Völkerrechts und in Anwendung des Grundsatzes der Gegenseitigkeit haben alle Unterzeichnerstaaten in dem Bestreben, das Erfordernis der diplomatischen oder konsularischen Beglaubigung ausländischer öffentlicher Urkunden abzuschaffen, ein Verfahren geschaffen, das als Apostille bezeichnet wird, Die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner des Dokuments gehandelt hat, und gegebenenfalls die Identität des Siegels oder Stempels, mit dem das Dokument versehen ist, so dass die Gültigkeit und Echtheit des Dokuments überprüft werden kann, was seine Wirkung im Bestimmungsland erleichtert, das nicht der Staat ist, in dem es erstellt oder genehmigt wurde.

Im Rahmen dieses Verfahrens bringt die von jedem Staat benannte Behörde nach der Genehmigung der betreffenden öffentlichen Urkunde die Apostille auf der Urkunde selbst oder auf einer Ausfertigung der Urkunde an, wobei sie sich an einem Standardmuster orientiert, das im Anhang des oben genannten internationalen Übereinkommens enthalten ist (siehe unten):

Welche Länder haben das "Haager Apostille-Übereinkommen" ratifiziert?

Wenn also eine öffentliche Urkunde, die in einem dieser Länder beglaubigt wurde, in einem Drittstaat, der das Übereinkommen ratifiziert hat, wirksam sein soll, kann man auf die Apostille zurückgreifen, um die Echtheit und Gültigkeit der Urkunde im Ausland zu überprüfen.

Was geschieht, wenn das Bestimmungsland des Dokuments das Haager Übereinkommen nicht ratifiziert hat?

In einem solchen Fall ist der Weg der Apostille nicht möglich, sondern es muss der traditionelle Weg der diplomatischen oder konsularischen Legalisierung beschritten werden.

Wer muss die Apostille beantragen?

Der Antrag auf eine Apostille muss von der betreffenden Person oder dem Unterzeichner des Dokuments gestellt werden, indem er sich an die von jedem Land zu diesem Zweck benannte zuständige Behörde wendet.

Warum ist das Verfahren der Apostille schneller?

Wie wir gesehen haben, ist die Apostille ein sehr einfaches Verfahren, das von den zuständigen Behörden des Staates, in dem die Urkunde ausgestellt wurde, durchgeführt wird, so dass, sobald die öffentliche Urkunde oder das Dokument vorliegt, das Verfahren, das die Urkunde im Ausland gültig und authentisch macht, schnell und einfach durchgeführt werden kann, indem man sich an diese Behörde wendet. 

Würde man hingegen das traditionelle System der "diplomatischen oder konsularischen Legalisierung" anwenden, wäre das Verfahren sehr viel umständlicher, kostspieliger und zeitaufwendiger, da man sich an die zuständigen diplomatischen oder konsularischen Behörden wenden müsste, was das Verfahren sehr viel länger und schwieriger machen würde.

Wie wird die Apostille einer in Spanien zugelassenen Urkunde bearbeitet?

Im Falle Spaniens ist das Verfahren der Apostille sehr einfach. Nachdem der Interessent die Urkunde vor dem spanischen Notar unterschrieben hat, muss er sich an das entsprechende Notarkollegium wenden, wo er die Urkunde apostillieren lassen kann, damit sie im entsprechenden Ausland wirksam ist. 

In jedem Fall sollten Sie wissen, dass viele Notariate auf Wunsch ihrer Klienten und gegen ein vereinbartes Honorar diese Prozedur in deren Namen durchführen und ihnen so Verwaltungs- und Reisekosten ersparen.

Wie wird die Apostille einer ausländischen Urkunde, die in Spanien wirksam werden soll, ausgeführt?

Wenn Sie eine Urkunde oder ein öffentliches Dokument im Ausland beglaubigt haben und diese in Spanien wirksam werden soll, müssen Sie sich an die von dem betreffenden Staat benannte Behörde wenden, damit diese die Apostille anbringt, um das Dokument in Spanien wirksam werden zu lassen, damit die Echtheit und Gültigkeit des Dokuments von der spanischen Behörde, die es anwenden oder anerkennen muss, überprüft werden kann.

<ejemplo>Así pues, si un ciudadano chino, que reside en Pekín, concede un poder especial a un amigo suyo que vive en Barcelona, para que en su nombre y representación realice un trámite en España, para que este documento sea válido y reconocido en España, ese ciudadano chino deberá acudir a la autoridad correspondiente que el Estado chino hubiere designado, para que pueda apostillar esa escritura para que surta efectos en España.<ejemplo>

Bescheinigt die Apostille den Inhalt und garantiert die Anerkennung des ausländischen Dokuments in Spanien?

Nein. Wie bereits erwähnt, ermöglicht die Apostille nur die Überprüfung der Echtheit der Unterschrift der Behörde, die die öffentliche Urkunde unterzeichnet hat, sowie der Eigenschaft, in der diese Behörde handelt, aber sie bescheinigt weder den Inhalt der Urkunde noch ihre Eignung, die von den Beteiligten im Bestimmungsland beabsichtigten Wirkungen zu erzielen.

Ausländische öffentliche Urkunden mit Apostille, die dem spanischen Notar vorgelegt werden, müssen daher, um in Spanien wirksam zu sein, einer so genannten notariellen Beurteilung der Gleichwertigkeit und Hinlänglichkeit unterzogen werden, d. h. einer Beurteilung, ob die Urkunde angesichts des betreffenden Dokuments sowie der Rechtsordnung und der Funktionen der Behörde, die das Dokument im Ausland ausgestellt hat, den Bestimmungen des spanischen Rechts gleichwertig ist und daher für die Durchführung des beantragten Verfahrens in Spanien gültig und ausreichend ist.

Was geschieht, wenn das ausländische Dokument in einer Fremdsprache verfasst ist?

In diesem Fall, außer in den Fällen, in denen der Notar die Fremdsprache beherrscht und unter seiner Verantwortung die Übersetzung des Dokuments vornimmt, müssen die Beteiligten eine beglaubigte Übersetzung des Dokuments vorlegen, damit der Notar oder die spanische Behörde, an die das Dokument gerichtet ist, dessen Inhalt verstehen und dessen Gültigkeit, Gleichwertigkeit und Hinlänglichkeit für die beabsichtigte Handlung oder das beabsichtigte Geschäft beurteilen kann.

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In der Hoffnung, dass dieser Artikel Informationen enthält, die für Mandanten von Interesse sind, die daran interessiert sind, dass ihre notariellen Urkunden in einem anderen Land als dem, in dem sie genehmigt wurden, wirksam sind, stehe ich Ihnen weiterhin zur Verfügung, um Ihnen bei allen Fragen zu helfen, die Sie im Zusammenhang mit dieser oder ähnlichen Situationen haben.