Wussten Sie, dass... Notare immer alle notariellen Dokumente aufbewahren, die vor ihnen unterzeichnet werden?
Wenn ein Bürger eine Urkunde ausführt, sollte er wissen, dass die Urschrift der von ihm unterzeichneten öffentlichen Urkunde, die als "Originalurkunde" bezeichnet wird, in das notarielle Protokoll dieses Notars aufgenommen wird, das, anders als manche glauben, weder diesem Notar noch den Parteien gehört, sondern, wie in Artikel 36 des Notariatsgesetzes festgelegt, dem Staat gehört, während die Aufgabe der Notare darin besteht, sie gemäß den gesetzlichen Bestimmungen als Archivare derselben unter ihrer Verantwortung zu bewahren.
<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si hoy acudimos a un Notario a formalizar la compraventa de un inmueble, el original del documento que firmemos pertenecerá al Estado, y el Notario en cuestión que autorice el documento quedará obligado a guardar y conservar el mismo, para que así, en un futuro, si, por ejemplo, cualquiera de las partes desea obtener una copia de esa escritura, pueda acceder a la misma. Lo que se entregará siempre a las partes que otorgan el documento es una copia del mismo (ya sea una copia auténtica o simple).<ejemplo>
Auf dieser Grundlage sollten sich die Interessenten bewusst sein, dass jeder Notar gemäß den geltenden Vorschriften (siehe Artikel 272 ff. der Notariatsordnung) jedes Jahr ein Protokoll erstellen muss, in das alle von diesem Notar im Laufe des Geschäftsjahres genehmigten Originalurkunden aufgenommen werden, wobei jeder Urkunde bei der Formalisierung der aufeinander folgenden öffentlichen Urkunden eine entsprechende Nummer zugewiesen wird, um sie korrekt identifizieren und individualisieren zu können.
<ejemplo>Así pues, por ejemplo, la primera escritura que firme un Notario el día 3 de enero de 2022 a las 9 de la mañana, se le asignará el número 1 de protocolo del año 2022, y así sucesivamente, hasta concluir el año.<ejemplo>
Am Ende des Jahres muss der Notar das Protokoll für das betreffende Jahr abschließen und innerhalb von zwei Monaten alle Urkunden des Jahres in Pergament- oder Lederbände einbinden, die mit Riemen zum Verschließen des äußeren Einbands versehen sind (ich bin sicher, dass Sie, wenn Sie jemals ein Notariat besucht haben, die Protokollbände ordnungsgemäß geordnet in den Regalen des Notariats gesehen haben).
Das bedeutet, dass der betreffende Notar sein Protokoll für einen Zeitraum von 25 Jahren aufbewahrt und es danach an das entsprechende allgemeine Protokollarchiv bei der Leitung des jeweiligen Notariatsbezirks zur Aufbewahrung abgibt. Geht der betreffende Notar in den Ruhestand oder wechselt er in ein anderes Notariat, so ist der nächste Notar als Protokollnachfolger für die Fortsetzung dieser Archivierungs- und Aufbewahrungsarbeit verantwortlich, bis die oben genannten 25 Jahre erreicht sind.
